Ervaring methodiek Relevant Gesprek® - Bureaupartner COMcept

In mei 2023 was het zover: Mariëlle, vestigingsmanager van COMcept, een communicatieadviesbureau dat zich richt op de publieke sector, werd officieel gecertificeerd als Bureaupartner bij de Relevant Gesprek® Academie. Nieuwsgierig naar hoe Mariëlle aan de slag is gegaan met de methodiek Relevant Gesprek®? Lees dan verder.

Mariëlle’s betrokkenheid bij diverse participatieprojecten, zoals de herinrichting van wijken, de aanleg van waterbergingen en nieuwe straatinrichtingen, maakte haar de ideale kandidaat voor de Bureaupartner-opleiding. Haar plan van aanpak voor een wijkherinrichting diende als praktische toets voor de certificering als bureaupartner. Nu is Mariëlle ook gecertificeerd als trainer, waardoor ze haar collega’s kan opleiden in de methodiek van Relevant Gesprek®.

Communicatie en participatie: een symbiotische relatie

Binnen COMcept groeide het besef dat communicatie en participatie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Dit kwam voort uit veranderende vragen van opdrachtgevers, die steeds vaker om participatie vroegen vanwege de Omgevingswet en maatschappelijke ontwikkelingen. Bij COMcept wordt vaak een combinatie van een participatie- en communicatieplan gemaakt.

 Wijkherinrichting: Een Praktijkvoorbeeld van Participatie in Actie.

Een van de recente projecten waarin Mariëlle ook gecertificeerd is als bureaupartner betrof de herinrichting van een wijk. Het project is uitgevoerd met een bouwteam, in dit geval een bouwonderneming, een gemeente en communicatieadviesbureau COMcept. Tijdens dit project heeft Mariëlle de methodiek Relevant Gesprek® toegepast, wat leidde tot een beter begrip en samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Wat ik tijdens dit project vooral uit de methodiek haalde, was het principe beter samenwerken met een eenduidige taal en de relatie als fundament. Wanneer je eenduidig communiceert, creëer je één gezicht als afzender. Het werkt goed om samen een goede afzender te zijn van een participatievraagstuk. Van beide partijen krijg je hetzelfde antwoord, wat je komt doen in de wijk, wat je komt vragen en hoe je in gesprek gaat, is hetzelfde. - Mariëlle

Schets vraagstuk

Voor deze wijkherinrichting heeft Mariëlle een participatieaanpak gemaakt met behulp van de methodiek Relevant Gesprek®. Hieronder wordt een korte schets gegeven van de ingevulde 4 sleutels. Bekijk als communitylid de gehele participatie aanpak hier. Elk project heeft een doel en daarom is in sleutel 1 (waarom in gesprek) eerst het projectdoel bepaald: Het bouwteam realiseert een toekomstbestendige en leefbare herinrichting van wijk X. Daarbij zijn klimaat, duurzaamheid en circulariteit belangrijke speerpunten. 

Bij sleutel 2  (waarover in gesprek) is er  met de omgeving in gesprek gegaan om tot een definitief ontwerp te komen voor de herinrichting van de wijk. De relevante inbreng krijg je alleen als je de juiste vraag stelt. De participatievraag die hierin naar voren kwam was:Wat vindt u belangrijk in uw wijk? Deze vraag werd aangevuld met diverse sub vragen.

Voor sleutel 3  (met wie in gesprek) is erin gesprek gegaan met de omgeving. Wie is de omgeving? Per doelgroep is hun belang en betrokkenheid omschreven. Hun betrokkenheid kan worden opgesplitst in: meeweten, meedenken, meedoen en meebeslissen.

Voor sleutel 4 (hoe in gesprek) is een bijeenkomst georganiseerd, waarin de buurt is gevraagd naar hun ideeën, wat zij belangrijk vinden, wat ze willen behouden en wat de knelpunten in de wijk zijn. Dit hielp om een duidelijk beeld van de wijk te krijgen en knelpunten in kaart te brengen. Mensen konden ook deelnemen aan denktanks waaraan aan moodboards konden worden gewerkt  om een beeld te krijgen van hoe de wijk eruit moet komen te zien. De bijeenkomst vond plaats in het plaatselijke zalencentrum dat grenst aan de wijk, wat zorgde voor een gezellige sfeer en verbinding tussen bewoners, die lopend naar de locatie konden komen.

Valkuilen in het participatieproces

Elke participatieproces kent zijn uitdagingen. Een van de valkuilen van het project voor de wijkherinrichting was het bieden van te veel vrijheid aan inwoners, wat leidde tot uiteenlopende meningen en conflicten. Sommige bewoners wilden meer parkeerplaatsen, terwijl anderen juist meer groen wilden. Dit vereiste dat het bouwteam uiteindelijk de knoop moest doorhakken, ondanks hun rol als facilitators en niet als beslissers.

Een belangrijke uitdaging binnen participatieprojecten is het vinden van de juiste benadering om inwoners te betrekken, zonder hen te overvragen. Mariëlle is hier continu mee bezig, zoekend naar manieren om relevante en gerichte vragen te stellen, die bijdragen aan een effectieve participatieaanpak. Het doel is om een balans te vinden tussen betrokkenheid en haalbaarheid, zodat de input van bewoners waardevol en bruikbaar is.

Daarnaast is het betrekken van besluitvormers - zoals wethouders en gemeenteraadsleden - cruciaal om te voorkomen dat goede input van bewoners alsnog terzijde wordt geschoven door de eindbeslissers. Het vooraf goed afstemmen van de ruimte voor participatie en de kaders van het gesprek is essentieel om verwachtingen te managen en een constructief proces te waarborgen. Door duidelijkheid te scheppen over wat wel en niet mogelijk is, kunnen teleurstellingen worden voorkomen en wordt het draagvlak voor de uiteindelijke beslissingen vergroot.

 Succesfactoren in het participatieproces

De succesfactoren in participatieprojecten omvatten nauwe samenwerking met de projectgroep en een duidelijke afstemming van doelen en gesprekskaders. Voorbereiding speelt hierbij een sleutelrol, net als het voeren van open en eerlijke gesprekken aan de projectgroepstafel, voordat deze met bewoners worden gedeeld.

De methodiek Relevant Gesprek® legt de nadruk op de relatie als fundament, naast inhoud en proces. Dit betekent dat de relatie met de betrokkenen centraal staat, ondersteund door een gestructureerd proces en duidelijke inhoudelijke informatie. De methodiek helpt om draagvlak te creëren, zelfs in situaties waar volledige consensus niet mogelijk is. - Mariëlle

Wat haalt Mariëlle uit Relevant Gesprek®?

De methodiek Relevant Gesprek® biedt COMcept een pragmatische en gebruiksvriendelijke aanpak voor participatievraagstukken. Het stelt hen in staat om met een eenduidige taal en een focus op relaties samen te werken met verschillende stakeholders. De certificering van Mariëlle en haar rol als trainer zorgen ervoor dat deze methodiek binnen het bureau verder wordt uitgerold en geïntegreerd in diverse projecten. Hierdoor kan COMcept blijven inspelen op de groeiende behoefte aan participatie in de publieke sector.

 Daarnaast biedt de Relevant Gesprek® academie diverse formats en tools, zoals invullijsten, checklists en voorbeeldpresentaties, die Mariëlle regelmatig gebruikt.

De community binnen de Relevant Gesprek® Academie biedt een platform voor uitwisseling van ervaringen en ideeën, wat bijdraagt aan verbetering en inspiratie. - Mariëlle

Praat mee

 Ben je communitylid en geïnteresseerd  in het eindresultaat? Dan vind je  hier in de community de participatieaanpak. 

Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community en wil je meer weten over de aanpak of uitvoering van de Methodiek Relevant Gesprek®? Neem dan contact op via info@relevantgesprek.nl. Via de website vind je meer informatie over de methodiek van het Relevant Gesprek®.  Heb je een vraag aan Mariëlle, je kunt ook COMcept benaderen via de partnerpagina.