5 participatie succesfactoren die jou als raadslid kunnen helpen
Het succes van participatie gaat vooral over het voorkomen van valkuilen. In de afgelopen jaren ben ik er al veel tegengekomen. Van die valkuilen hebben we succesfactoren gemaakt. En die wil ik graag met je delen. Want wij willen helpen bij meer en betere relevante gesprekken voor over maatschappelijke onderwerpen. Dat is de missie van de Relevant Gesprek® Academie. En daar hebben we jou als raadslid zeker bij nodig.
1. Maak participatie geen doel op zich
Steeds vaker is de behoefte van de raad of raadsleden om beleid of een project participatief te ontwikkelen. Goed idee natuurlijk. Roepen is één, uitvoeren is wat anders. Waarom wil je in gesprek? Wat draagt participatie bij aan je beleidsdoel? En behaal je je beleidsdoel wel met participatie? Of is communicatie een betere strategie dan participatie? Participatie kan niet het doel zijn. Beter beleid of projectresultaat wel.
Een voorbeeld: Bij een gemeente werd al lange tijd geroepen dat er nieuw parkeerbeleid nodig was. Dit beleid moest samen met ondernemers en inwoners worden opgesteld. Bij het betrekken van inwoners en ondernemers bleek al snel dat het probleem lag in onduidelijke communicatie over het beleid dat er al was. En angst voor weerstand en gedoe bij het communiceren over dit parkeerbeleid bij de gemeente zelf. Participatie is dan geen oplossing om weerstand te voorkomen, maar dan gaat het meer om goede communicatie. Parkeerbeleid is nou eenmaal geen aantrekkelijk onderwerp.
2. Voorkom dat draagvlak je participatiedoel is
Bij onderwerpen waarbij de meningen uiteenlopen wordt weleens gedacht dat met inzet van participatie draagvlak en consensus bereikt kan worden. Draagvlak kun je niet creëren, maar is een effect van een goed doorlopen proces. Consensus is veelal uitgesloten. Je kunt wel zeggen dat participatie het verschil in belangen inzichtelijk en bespreekbaar maakt. Met als effect dat er meer begrip en acceptatie is voor het beleid. Draagvlak als doel is onhaalbaar. Mijn advies: vervang draagvlak door betrokkenheid.
Een voorbeeld: Een gemeente had een leeg schoolgebouw op het oog voor het ontwikkelen van een nieuw woonconcept voor woonurgenten. Technisch en financieel was het rond. Er was alleen veel onduidelijkheid en weerstand bij bewoners. De raad stelde draagvlak onder bewoners als voorwaarde en doel. De neiging was om een participatieaanpak te maken met/voor de bewoners. Maar draagvlak is geen doel op zich. Daarom gingen we eerst terug naar de raad om op te halen welk proces zou leiden tot draagvlak en wanneer zij akkoord zouden gaan. Als we 1000 bewoners gesproken zouden hebben? Als we een klankbordgroep zouden betrekken? Als er geen weerstand meer zou zijn? Of anders?
3. Ga niet met iedereen in gesprek
Het is onmogelijk om met iedereen in gesprek te gaan. Het is bovendien niet nodig. Als je de participatievraag helder formuleert, volgt daaruit ook welke publieksgroepen je bij het antwoord op de vraag gaat betrekken. Bij de meeste participatiegesprekken nodigen we publieksgroepen gericht uit. Vaak zijn dat de partners, professionals, maatschappelijke instellingen en belangenorganisaties. Het inwonersperspectief wordt dan vertegenwoordigd door een kleine groep. Een grote groep inwoners betrekken is vaak alleen relevant als het onderwerp voor inwoners concreet en dichtbij is. Relevantie is de sleutel. Vraag jezelf steeds af, zou je zelf naar de bijeenkomst gaan? Of je moeder of buurman?
Een voorbeeld: Veel gemeenten werken aan een omgevingsvisie en stoeien met de manier waarop ze publieksgroepen hierbij betrekken. Ze willen inwoners in een vroeg stadium betrekken bij de Omgevingsvisie, terwijl het onderwerp voor inwoners nog heel abstract en ver weg is. Dat wil niet zeggen dat je niet het inwonersperspectief kunt meenemen in het ontwikkelen van de Omgevingsvisie. Dat kan je doen door bijvoorbeeld belangenorganisaties te betrekken. In een latere fase, waarin de Omgevingsvisie meer handen en voeten krijgt in de Omgevingsplannen, is het voor inwoners relevanter om mee te praten. Het is dan concreter en dichterbij.
4. Formuleer een duidelijke participatievraag
Waarover wil je in gesprek? Een bijeenkomst organiseren of een enquête versturen is niet zo moeilijk. Maar heb je aan het einde van je (digitale) gesprek wat je nodig hebt? En sluit je participatievraag aan bij de belevingswereld van de deelnemers? Daarom besteden we veel tijd aan het goed formuleren van de participatievraag. Mijn tip: probeer zelf eens de vraag concreet te formuleren in bijvoorbeeld een brief of e-mail waarin je de deelnemers uitnodigt. En stel je dan voor welke antwoorden je zelf zou geven. De vraag moet het antwoord sturen.
Een voorbeeld: Een gemeente vroeg ons of we een participatiesessie wilden voorzitten rondom de fietsveiligheid van een drukke winkelstraat. De gemeente was al geruime tijd met de omgeving in gesprek over het inventariseren van de wensen. Het idee was om in de sessie meer ideeën op te halen. Maar er was al heel veel opgehaald. Nog meer inventariseren bracht de oplossing niet dichterbij. Het ging nu juist om het analyseren van de opgehaalde input en het maken van een voorstel. We herformuleerden de participatievraag: Hoe komen we samen tot een besluit over de veiligheidsmaatregelen?
5. Zorg voor voldoende tijd, capaciteit en budget
Een participatietraject kost geld, tijd en menskracht. Elke stap in een participatietraject kost minimaal 8 tot 12 weken (van voorbereiding en afstemming, het gesprek met de publieksgroepen en het verwerken van resultaten). Vaak zijn er hoge ambities en is er weinig tijd. Met het maken van een participatieaanpak stem je ambitie en tijd op elkaar af.
Een voorbeeld: Een gemeente vroeg ons om een participatietraject te organiseren, waarbij er in 6 weken tijd een gedragen plan moest liggen in de raad. Wij hebben vriendelijk bedankt. Een participatietraject in zo’n korte tijd gaat ten koste van de kwaliteit van het proces en de inhoud.