Evalueren voor échte borging

Evalueren voelt in veel organisaties nog als het sluitstuk van een proces: iets dat hoort bij afronding, een invulmoment dat je snel meeneemt. Maar daarmee mis je misschien wel de grootste kans. Evalueren is geen afsluiting, het is een interventie die de kwaliteit van participatie versterkt. Tijdens onze borgingsintervisie ontdekten deelnemers hoeveel kracht er schuilt in een goed uitgevoerde evaluatie, juist wanneer die niet pas aan het einde wordt ingezet.

De Evaluatiewijzer als startpunt

De Evaluatiewijzer hielp deelnemers opnieuw naar hun proces te kijken. Niet als checklist, maar als verhaal: wat wilden we leren, hoe liep het proces écht, en wat zegt dat over onze keuzes? Door het participatieproces eerst rustig te reconstrueren, soms met de blauwdruk op tafel, soms met alleen een gesprek ontstond er ruimte voor inzicht in patronen: waarom werkt iets wel? Waarom schuurt iets anders telkens opnieuw? Die manier van kijken maakt evalueren waardevoller. Niet omdat het sneller is, maar omdat je beter ziet wat ertoe doet.

De kracht van kritieke succesfactoren

De kritieke succesfactoren bleken daarbij een stevig ankerpunt. Ze helpen teams om te reflecteren op drie dimensies tegelijk:

1. Inhoud: was het onderwerp geschikt, uitvoerbaar en is de opbrengst gedeeld?
2. Proces: was het toegankelijk, transparant en begrijpelijk voor de mensen die meededen?
3. Relatie: waren belangen zichtbaar, gehoord en passend verwerkt in het ontwerp?

Deelnemers merkten dat deze factoren geen theoretisch kader zijn, maar een gedeelde taal. Zodra teams ermee werken, wordt het verrassend makkelijk om eerlijk te benoemen wat werkt en wat beter moet zonder dat het een formeel beoordelingsmoment wordt.

Wat werkt in de praktijk

In de intervisie deelden deelnemers tientallen voorbeelden die laten zien hoe je evalueren echt als interventie inzet. Een projectteam dat de succesfactoren al aan de voorkant gebruikt om verwachtingen te verhelderen. Een adviseur die tijdens een bijeenkomst één kaartje laat kiezen: “Wat ging goed? Wat kan beter?” en daarmee een open gesprek op gang brengt. Of een groep collega’s die een grote print van de blauwdruk op tafel legt en samen terugkijkt waar het proces soepel liep en waar niet en vooral waarom.

Anderen experimenteren met het combineren van perspectieven: intern evalueren met post-its om patronen te zien, en daarna inwoners uitnodigen voor een kort gesprek op de drie kwaliteitsdimensies. Sommige organisaties organiseren zelfs gemengde sessies met collega’s, inwoners en volksvertegenwoordigers. Niet omdat het moet, maar omdat het samen analyseren van dezelfde succesfactoren leidt tot begrip én betere keuzes.

Van projecten naar organisatiebreed leren

Op organisatieniveau zagen we nog een ander belangrijk inzicht ontstaan: evalueren heeft pas impact als je het structureel doet. Niet als losse momenten, maar als onderdeel van het werk. Door evaluaties op dezelfde manier vast te leggen, kun je een paar keer per jaar zien welke patronen terugkomen: waar gaat het structureel goed, waar schuurt het steeds weer?

Steeds meer organisaties bouwen evaluatie daarom in hun werkprocessen in: verplicht bij de start (afwegingsmoment) én bij oplevering. En ze benoemen expliciet een rol van participatieadviseur of borgingsadviseur die ervoor zorgt dat de leerpunten terugvloeien naar beleid en nieuwe aanpakken. Zo wordt evaluatie geen terugblik, maar een doorlopend instrument om kwaliteit te verankeren.

Conclusie

De belangrijkste conclusie van de intervisie is eenvoudig, maar krachtig: evalueren werkt als hefboom voor borging wanneer je het vroeg en vaker inzet. Niet alleen achteraf, maar juist aan de voorkant en tussendoor. Met de kritieke succesfactoren als gedeelde taal wordt evalueren minder een taak en meer een manier van leren.

Wil je leren hoe participatie borgt in jouw organisatie? Meld je dan aan voor ons  programma ‘Hoe borg je participatie in je organisatie’.