Hoe kies je een (online) gespreksvorm?

Met het grote aanbod aan mogelijkheden kan het kiezen van de juiste gespreksvorm een uitdaging zijn. In de workshop ‘Hoe kies je een (online) gespreksvorm?’ presenteerde we ons nieuwe Toegangskwadrant, waarmee je een keuze maakt in de best passende gespreksvorm voor jouw vraagstuk.

Barbara Borghuis, oprichtster van de Relevant Gesprek® Academie, ging in gesprek met expertisepartners Natalie Rohlof van Mett, Rutger Rozendal van  QandR en Egbert Griffioen van  PraatMee. Samen met de deelnemers bespraken zij hoe je met het Toegangskwadrant een (online) gespreksvorm kiest en hoe je dit in de praktijk kan toepassen.

Verdieping op de methodiek van de Relevant Gesprek® Academie

Iedere workshop is een verdieping op de methodiek van de Relevant Gesprek® Academie. Het kiezen van een (online) gespreksvorm doe je in sleutel 4 ‘Hoe in gesprek’?

De boodschap van de workshop

We beginnen elke workshop met een boodschap. De rode draad. Voor deze workshop zijn de volgende twee boodschappen geformuleerd:

1. Je eindigt met de hoe, je begint er niet mee.
2. Met het Toegangkwadrant in de hand, zijn de gekozen gespreksvormen relevant.

 In dit artikel lees je een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die aan bod zijn gekomen. Communityleden kunnen de opname en een samenvatting van de workshop terugkijken in  de Relevant Gesprek® Academie.

Boodschap 1. Je eindigt met de hoe, je begint er niet mee

Vaak schieten we bij participatie snel in de vorm: een bijeenkomst plannen of een enquête versturen. Maar waarover ga je precies in gesprek? Wat wil je dat het gesprek oplevert? En wat mogen de deelnemers ervan vinden? Daarom adviseren we altijd om eerst te beginnen met het maken van een participatieaanpak aan de hand van de vier sleutels van de Relevant Gesprek® Academie. De participatieaanpak geeft je inzicht in hoe je met wie over wat in gesprek gaat en is de leidraad voor de uitvoering.

 In de onderstaande video geeft Barbara een verdere toelichting over dat je niet moet beginnen met de hoe, maar ermee moet eindigen:

Een grote uitdaging die ik vaak tegenkom, is dat collega’s naar me toe komen met een idee voor een middel of gespreksvorm, zonder dat er een duidelijke onderbouwing is. In zulke situaties moet ik hen eigenlijk eerst terugleiden naar de basis. De 4 sleutels helpen hierbij: ik begin met de vragen waarom (sleutel 1), waarover (sleutel 2) en met wie (sleutel 3) om de behoefte en het doel helder te krijgen voordat we verdergaan met het kiezen van een gespreksvorm. – deelnemer Marlies

Boodschap 2. Met het Toegangskwadrant in de hand, zijn de gekozen gespreksvormen relevant.

Hoe kies je de juiste gespreksvorm? Met duizenden mogelijkheden, zoals enquêtes, bijeenkomsten, inloopavonden of stadssafari’s, kan het overweldigend zijn om een keuze te maken. Bij de Relevant Gesprek® Academie gebruiken we hiervoor het nieuwe Toegangskwadrant.

 Het Toegangskwadrant biedt een structuur om een passende gespreksvorm te kiezen, gebaseerd op de 4 sleutels van de Relevant Gesprek® Academie. Je begint in het Toegangskwadrant met de participatievraag en de publieksgroepen die je voor ogen hebt. Deze antwoorden heb je in sleutel 2 en 3 geformuleerd. Vervolgens bepaal je met het Toegangskwadrant, hoe je de toegang gaat organiseren. Kunnen deelnemers hun reactie asynchroon (op een eigen tijd en moment) of synchroon (deelnemers samen) delen? En spreek je met de deelnemers online of fysiek af? Deze twee keuzes creëren vier kwadranten waarin verschillende basisvormen te vinden zijn.

In de onderstaande video legt Barbara kort uit hoe het Toegangskwadrant werkt:

Het Toegangskwadrant is een goed hulpmiddel om het gesprek te voeren over welke gespreksvorm je kunt inzetten. Het helpt enorm om samen met de projectleider keuzes te maken en de diversiteit van gespreksvormen in kaart te brengen - Bureaupartner Rient van SIR

Kennismaking digitale tools van expertisepartners

Wij hebben drie expertisepartners (Mett, PraatMee en QandR) uitgenodigd om te laten zien hoe je eenvoudig, met het Toegangskwadrant in de hand, hun functionaliteiten kunt inzetten voor diverse vraagstukken. Alle drie de partners benadrukten het belang van een scherp geformuleerde participatievraag voordat je begint met het inrichten van de tool.

In de onderstaande afbeelding is weergegeven waar de expertisepartners zijn ingedeeld in het Toegangskwadrant.

Het e-participatieplatform van Mett valt in het kwadrant van een online platform (asynchroon en online). Een e-participatieplatform is heel geschikt voor het uitzetten van verschillende soorten vragen: zowel divergerende vragen (keuzes creëren) als convergerende vragen (keuzes maken). Daarvoor hebben ze verschillende functionaliteiten beschikbaar denk bijvoorbeeld aan een reactie geven, een forum en het stemmen.

Natalie deelt in de onderstaande video een inspirerend voorbeeld van een samenwerking met Gemeente Rheden, die actief aan de slag is met online participatie. In de video laat ze zien hoe online en offline participatie samen succesvol kunnen worden ingezet.

Wat ik graag wil meegeven aan de deelnemers is de goede participatievraag stellen bij je participatievraagstuk. Denk goed na over wat je hen wilt vragen. Hoe meer je kunt ophalen, hoe belangrijker het is om vooraf na te denken over hoe je dat vervolgens terugkoppelt - Expertpartner Natalie van Mett

PraatMee

PraatMee is gespecialiseerd in het beschikbaar stellen van diverse soorten 3D-kaartmateriaal, dat je kunt gebruiken in voornamelijk fysieke projecten. De tool van PraatMee valt binnen het kwadrant van online platform en fysiek samenzijn. Met de kaarten kun je deelnemers divergerende vragen stellen, zoals het delen van ideeën of het aandragen van verbeteringen op een specifieke plek. Ook kun je ze convergerende vragen stellen, bijvoorbeeld door hen een bepaalde plek te laten kiezen. De kaarten kunnen worden gedeeld via een QR-code of link, of gebruikt worden op een touchtable, die je tijdens fysieke bijeenkomsten kunt inzetten.

Er zijn verschillende voorbeelden waarbij PraatMee ingezet kan worden, zoals fietsroutes, verkeersplannen, laadpaalplaatsing, wijkverbetering, het aanpakken van overlast, crowdsourcing, natuurbeheer en speelplekken. In de onderstaande video geeft Egbert een toelichting op hoe PraatMee toegepast kan worden.

Een mix van online en fysieke middelen kan juist zorgen voor meer bereik. Kies de tool die past bij je participatievraagstuk en zorg voor de juiste balans tussen bereik en betrokkenheid. – Expertpartner Egbert van PraatMee

QandR

QandR fungeert als een visuele praatplaat die zowel fysiek als online kan worden ingezet tijdens bijeenkomsten of groepsgesprekken. De tool valt binnen de kwadranten van online samenzijn en fysiek samenzijn. Met QandR kun je zowel divergerende vragen (keuzes creëren) als convergerende vragen (keuzes maken) stellen. Hiervoor biedt QandR verschillende functionaliteiten, zoals een pointer, moodboard, sticky notes en meer.

In de onderstaande video laat Rutger zien hoe QandR zowel fysiek als online kan worden ingezet. Dit kan door QandR online in te vullen of door de tool te gebruiken tijdens een fysieke bijeenkomst

Maak je geen zorgen over de keuze tussen online of offline – je kunt het uitstekend combineren. Veel van de tools die we vandaag hebben gezien, werken zowel online als tijdens fysieke bijeenkomsten. Het gaat erom wat het best past bij de fase en het doel van je participatie. – Expertpartner Rutger van QandR

Update online Participatiebox

Een onderdeel van het werk- en lesmateriaal van de methodiek vna de Relevant Gesprek® Academie is de online Participatiebox, met meer dan 150 gespreksvormen om je te inspireren bij het maken van een keuze. Begin 2025 wordt de Participatiebox geüpdatet, waarbij het Toegangskwadrant wordt geïntegreerd. Zo kun je gespreksvormen kiezen op basis van de keuzecriteria uit de vier sleutels van de Relevant Gesprek® Academie. Ook heel handig om samen met collega’s te gebruiken! We houden jullie uiteraard op de hoogte. 

Meer weten?

Voor communityleden: Ben jij deelnemer van één van onze participatieprogramma’s? Dan heb je toegang tot de opname van de workshop “Hoe kies je een (online) gespreksvorm?’’ In de workshop zie je ook leuke gesprekken tussen de deelnemers met ervaring uit de praktijk.  In deze module vind je ook een samenvatting van de workshop met extra video's.  Hulp nodig met het kiezen van de juiste gespreksvorm? Boek via  hier een één op één coachafspraak.

Voor niet communityleden: Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community? En wil je weten over hoe je een (online) gespreksvorm kiest voor jouw participatievraagstuk? Maak kennis met de Relevant Gesprek® methodiek tijdens ons webinar of neem contact op via info@relevantgesprek.nl of bel 053 430 67 86.