Hoe borg je participatie in je organisatie?

Hoe borg je participatie in de organisatie? Deze vraag wordt veel gesteld in de Relevant Gesprek® Academie. Met een groep communityleden uit 9 verschillende organisaties, gingen we samen op zoek naar het antwoord. Het resultaat is het Borgingshuis Participatie. Een heldere kapstok op basis waarvan je voor je eigen organisatie bepaalt waar je op moet inzetten om participatie te borgen.

Tijdens de workshop ‘Hoe borg je participatie in je organisatie?’ gingen we samen met de deelnemers in gesprek. Nieuwsgierig geworden? Lees dan verder.

Meest gestelde vragen van de deelnemers

Hier vind je een overzicht van veel gestelde vragen die voorafgaand aan de workshop werden gesteld:

1. Hoe kunnen we het participatiebeleid zo goed mogelijk verankeren?
2. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor participatie?
3. Heb je tips hoe we de geleerde lessen intern kunnen borgen?

Drie boodschappen

In elke workshop geven we de deelnemers de belangrijkste boodschap mee. Voor deze workshop hebben we de volgende drie boodschappen geformuleerd:

Boodschap 1. Participatie borgen door mensen te professionaliseren.

Wat verstaan we onder borgen? Borgen is het duurzaam omgevingsgericht werken in vraagstukken. Met andere woorden: dat medewerkers de gesprekken met de omgeving steeds meer doen, steeds beter doen en blijven doen. Daarvoor is het nodig dat je medewerkers stimuleert het te doen. En ook faciliteert wanneer ze het doen.

Het professionaliseren is niet alleen een opgave voor de participatieadviseurs. Ook communicatieadviseurs, beleidsadviseurs, projectleiders, vergunningverleners, wethouders en raadsleden hebben een rol in participatieprocessen, evenals externe initiatiefnemers of adviseurs. De kunst is juist om de onderlinge samenwerking te optimaliseren, wat beter verloopt wanneer elke rol de kennis en vaardigheden heeft over zijn of haar bijdrage in het participatieproces. Dit draagt bij aan een omgevingsgerichte organisatie.

De communityleden uit onze Organisatieprogramma’s zijn al goed op weg richting een omgevingsgerichte organisatie. Ze hebben een Masterteam met participatie experts, een Basisteam met beleidsadviseurs/projectleiders en vaak een training bij college en raad. In de community delen we ervaringen in de maandelijkse Borgingsintervisie. Op die manier draagt de Relevant Gesprek® Academie bij aan het professionaliseren van de borgingadviseurs en de organisatie.

Wij nemen met onze gemeente deel aan het organisatieprogramma van Relevant Gesprek®. We hebben een programma opgezet om niet alleen participatie te bevorderen, maar ook onze interne samenwerking te verbeteren. Een vast team werkt hieraan om de continuïteit van onze organisatie te borgen. – Deelnemer Workshop

Het lastigste aan borging vind ik het op de agenda houden; zonder aandacht verslapt het. Door de workshop besefte ik dat herhaling en terugkoppeling naar eerdere collega’s essentieel zijn, evenals het onderhoud van de relatie met het college en de raad. Mijn tip aan collega's is om de raad goed te betrekken bij het proces. Wij hebben bijvoorbeeld samen met de raad een training gevolgd, wat veel problemen kan voorkomen en de raad positief beïnvloedt. – Deelnemer workshop 

Boodschap 2. Professionaliseren met Borgingshuis Participatie.

We ontdekten met de groep communityleden dat een omgevingsgerichte organisatie een samenspel is op verschillende niveaus en vanuit verschillende rollen. De 11 bouwstenen van het Borgingshuis Participatie maken dat heel zichtbaar. Activiteiten op het organisatieniveau gaan over participatiebeleid maken, het beleid implementeren in de vorm van opleidingen, eenduidige werkwijze en tools. Activiteiten op vraagstukniveau gaan over het inrichten van een participatieproces voor bijvoorbeeld een herinrichting. Of het nu gaat om het ontwikkelen van nieuw welzijnsbeleid of om het goed inrichten, uitvoeren en evalueren van een participatieproces, de methodiek Relevant Gesprek® biedt een eenduidige werkwijze.

Wat we als groep ook ontdekten is dat de borging altijd maatwerk is. Sta je als organisatie nog aan het begin? Of ben je al een tijdje op weg? Werk je projectmatig of is dat helemaal nieuw? Beleg je participatie bij communicatie of wordt het een eigen team? Willen bestuurders eenduidig werken of niet? Zo kent elke bouwsteen concrete activiteiten. De deelnemers van de Organisatieprogramma’s gebruiken het Borgingshuis om een zogenoemde Borgingsscan te maken. Zodat je inzichtelijk hebt welke bouwstenen goed gaan en welke bouwstenen meer aandacht nodig hebben.

In onderstaande video geeft Barbara een korte toelichting op de inrichting van het Borgingshuis.

"Het verbinden met elkaar en ervoor zorgen dat de organisatie een geheel wordt, is naar mijn mening een grote uitdaging waar we ons sterk op moeten focussen. Losse bouwstenen worden geraakt, maar moeten ook met elkaar verbonden worden, net zoals in een echt huis." – Deelnemer Workshop

Boodschap 3. Eenduidige werkwijze als basis.

De professionalisering laat zich uiteindelijk zien in de participatievraagstukken. In de aanpak en de organisatie ervan. Om te professionaliseren heb je een eenduidige werkwijze nodig, die iedereen volgt. Dat helpt in de samenwerking binnen én buiten de organisatie. De methodiek van het Relevant Gesprek® is deze eenduidige werkwijze. Je kunt met de methodiek een participatieproces inrichten (door het maken van een aanpak), verrichten en evalueren.

De evaluaties zie ik echt als een van de belangrijke bouwstenen van een omgevingsgerichte organisatie. Doordat je de geleerde lessen weer aan de methodiek kunt koppelen, zullen ze sneller een plek krijgen in de volgende ronde. De communityleden ervaren dat evalueren in de praktijk te weinig gebeurt door tijdsdruk. Dat vindt iedereen jammer, want daarmee gaan belangrijke lessen verloren. We zijn met de communityleden samen aan het onderzoeken welke manieren er zijn om evaluaties periodiek te organiseren.

"We zijn druk bezig met hoe we onze organisatie kunnen borgen. We hebben nu een Masterteam opgezet. Hierin vinden we de evaluatie ook belangrijk, want vaak zien we dat we te snel doorgaan naar het volgende en niet hebben gekeken wat er de vorige keer niet goed is gegaan." – Deelnemer Workshop

Wij geloven in learning by doing. Participatie moet je ervaren, zodat je kunt leren en uiteindelijk kunt professionaliseren. Het Borgingshuis participatie geeft daarvoor een mooi handvat op organisatieniveau. De methodiek Relevant Gesprek is het praktische handvat op vraagstukniveau.

"Door deze workshop heb ik beseft dat we in onze organisatie nog veel werk te doen hebben. We hebben al veel kennis in huis; nu is het de uitdaging om de bouwstenen die we hebben te verzamelen en daar een fundament van te maken. Daarbij kunnen we zeker de hulp van Relevant Gesprek® gebruiken." – Deelnemer Workshop

Meer weten?

Ben je communitylid? 

Ben jij deelnemer van één van onze participatieprogramma’s? Dan heb je (gratis) toegang tot de opname van de workshop “Hoe borg je participatie in de organisatie?”. In de workshop geef ik verdere toelichting op de 11 bouwstenen. Klik hier om naar de workshop te gaan. Wil je klankborden of heb je een vraag? Boek een van de wekelijkse online coaching gesprekken.

Nog geen deelnemer van onze participatieprogramma’s?

Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community en wil je meer weten over het borgen van participatie in je organisatie? Of over de Methodiek Relevant Gesprek®? Kom dan naar ons gratis webinar 'Participeren kun je leren', waarin we een toelichting geven op de methodiek. Wil je meer weten over het Organisatieprogramma? Of het nieuwe Borgingsprogramma? Neem dan direct contact op met info@relevantgesprek.nl.

Wat mogelijk ook interessant is:

• Over het Borgingshuis: Om je mee te nemen in het Borgingshuis Participatie, geeft Barbara je in het artikel 'Het Borgingshuis Participatie: 11 bouwstenen voor een omgevingsgerichte organisatie' alvast een beknopte toelichting op twee bouwstenen.