Werken aan een omgevingsgerichte organisatie met het Borgingshuis Participatie – 5 valkuilen

In een tijd waarin samenwerking met de omgeving essentieel is voor het succes van maatschappelijke initiatieven, is het cruciaal dat organisaties omgevingsgericht werken. Het Borgingshuis Participatie biedt een concrete structuur en aanpak om dit te realiseren. Het doel? Een organisatie die niet alleen luistert naar haar omgeving, maar deze actief betrekt bij het ontwikkelen van oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Om dit te bereiken, moeten medewerkers en bestuur worden getraind in participatieve vaardigheden, waarbij iedere rol specifieke kennis en competenties vraagt.

Het Borgingshuis Participatie is dé blauwdruk die helpt om de juiste stappen te zetten. Het bestaat uit 2 hoofdcomponenten:

1. de omgevingsniveaus
2. de rolverdeling binnen de organisatie

In dit artikel nemen we je mee in de 3 omgevingsniveaus van het Borgingshuis en de valkuilen die je onderweg kunt tegenkomen.

De 3 omgevingsniveaus

Participatie speelt zich af op 3 omgevingsniveaus:

1. Organisatieniveau: Dit gaat over de cultuur, structuren en processen binnen de organisatie die een participatieve aanpak mogelijk maken. Het doel is om een organisatie te worden die systematisch omgevingsgericht denkt en handelt.
2. Vraagstukniveau: Hier staat het specifieke vraagstuk centraal waarvoor participatie wordt ingezet. Het is belangrijk om per vraagstuk helder te hebben wat het doel van participatie is, wie de betrokken partijen zijn en welke methoden effectief zijn.
3. Gespreksniveau: Dit niveau focust op de directe interactie tussen de organisatie en haar omgeving. Denk bijvoorbeeld aan een inloopavond waarin je contact hebt met bewoners, bedrijven, en maatschappelijke organisaties. De manier waarop deze gesprekken gevoerd worden, heeft invloed op de kwaliteit van het participatieproces.

In de praktijk worden deze niveaus vaak door elkaar gehaald. Dat kan leiden tot verwarring, bijvoorbeeld als problemen die op het organisatieniveau liggen, geprobeerd worden op te lossen op het gespreksniveau. Het Borgingshuis Participatie helpt je om deze niveaus te onderscheiden en op de juiste manier aan te pakken.

De 5 grootste valkuilen bij het borgen van participatie

Tijdens de ontwikkeling van het Borgingshuis hebben we veel geleerd van organisaties die al met participatie aan de slag zijn gegaan. Hier zijn de 5 meest voorkomende valkuilen die organisaties tegenkomen, en tips om deze met het Borgingshuis om te buigen naar succesfactoren.

Valkuil 1: Geen eenduidig begrip participatie
Een veelvoorkomende valkuil is de begripsverwarring rondom participatie. Verschillende interpretaties van soorten participatie, te hoge verwachtingen van de resultaten en onvoldoende inzicht in benodigde middelen spelen hierbij een rol. Dit kan leiden tot misverstanden en inefficiënte processen. De oplossing ligt in het vastleggen van een helder begrip in participatiedocumenten en het regelmatig organiseren van workshops, trainingen en evaluaties om het begrip te verduidelijken.

Valkuil 2: Geen implementatieplan met eigenaar
Een implementatieplan is cruciaal om ambities en doelen uit het participatiebeleid daadwerkelijk te realiseren. Vaak ontbreekt dit plan, wat leidt tot een gebrek aan sturing en onduidelijkheid over de inzet van middelen en menskracht. Hierdoor ontstaat het gevoel dat alles met iedereen besproken moet worden. Het samen opstellen van een plan, waarin ambities en inzet worden besproken, helpt om de juiste keuzes te maken en zorgt voor duidelijke richting.

Valkuil 3: Geen eenduidige werkwijze
Zonder een uniforme werkwijze is het lastig om een organisatie lerend en professioneel te maken. Een eenduidige aanpak helpt iedereen binnen de organisatie, van bestuurders tot adviseurs, om op dezelfde manier met participatie om te gaan. Dit creëert een gezamenlijke taal en voorkomt miscommunicatie. De methodiek Relevant Gesprek® biedt hiervoor een solide basis, maar andere duidelijke werkwijzen kunnen ook effectief zijn, mits consistent toegepast.

Valkuil 4: Geen participatie-expertise in huis
Sommige organisaties missen interne expertise op het gebied van participatie, wat leidt tot onvoldoende ondersteuning voor collega’s in hun participatieprocessen. Dit kan komen door beperkte capaciteit of de veronderstelling dat participatie voor iedereen is. Het resultaat is een gebrek aan begeleiding en professionalisering. Het organiseren en borgen van voldoende interne expertise is een belangrijke stap om succesvolle participatie te garanderen.

Valkuil 5: Niet evalueren van participatieprocessen
Zonder regelmatige evaluaties van participatieprocessen missen organisaties kansen om te leren en te verbeteren. Evaluaties zijn essentieel om inzicht te krijgen in wat goed ging en waar verbetering nodig is, maar vaak ontbreekt hiervoor de tijd. Door evaluatie standaard onderdeel te maken van participatieprocessen, kan de organisatie continu leren en verbeteren. Indien nodig kunnen periodieke evaluatiemomenten worden ingepland om structureel te blijven groeien.

Doe mee aan het Borgingsprogramma Participatie!

Herken je deze valkuilen en wil je werken aan een meer omgevingsgerichte organisatie? Dan is het Borgingsprogramma Participatie iets voor jou. In dit programma krijg je toegang tot de kennis en tools om de valkuilen te vermijden en de bouwstenen van het Borgingshuis succesvol in te zetten.

Met kennismodules zoals:

1. Het Borgingshuis Participatie
2. De basisblauwdruk van een participatieproces
3. De vijf rollen van de raad
4. Workshop 'Praktische handvatten bij initiatiefnemersparticipatie'
5. Workshop 'Handvatten bij het opstellen van participatiebeleid en -verordening'

Daarnaast zijn er community activiteiten intervisie en coaching. Je kunt het Borgingsprogramma Participatie zelfstandig volgen of als onderdeel van het bredere Organisatieprogramma Participatie.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een organisatie die samen met haar omgeving maatschappelijke uitdagingen aangaat. Doe mee aan het Borgingsprogramma Participatie en maak het verschil!