De Relevant Gesprek® Academie biedt de communityleden een platform om vragen te stellen en ervaringen te delen. De volgende communityvraag kwam naar voren tijdens onze maandelijkse Master intervisie, waar verschillende participatieprofessionals bij elkaar komen om ervaringen te delen:
Hoe beoordeel je inwonersinitiatieven?
Borgingsadviseurs in de Relevant Gesprek® community werken aan het borgen van meerdere soorten participatie in de organisatie. Naast beleidsparticipatie (meedenken over voorbereiden, uitvoeren en evalueren van beleid) wordt er ook gewerkt aan initiatiefnemersparticipatie (het beoordelen van gesprekken met de omgeving voor een ruimtelijk initiatief) en zelfredzaamheidsparticipatie (het versterken van initiatieven uit de omgeving).
Elk soort participatie heeft andere eigenaars en vraagt om andere procedures voor het borgen in de organisatie. Een communitylid was bezig met het vormgeven van zelfredzaamheidparticipatie en stelde de vraag hoe andere gemeenten hiermee aan de slag zijn.
Antwoorden uit de community: de initiatieftafel
Wijkmanager Sanne van Gemeente Deventer presenteerde tijdens de Master intervisie de manier waarop zij inwonersinitiatieven beoordelen, namelijk met een initiatieftafel die via 'WIJDeventer' georganiseerd wordt. WIJDeventer betrekt bewoners bij het verbeteren van hun leefomgeving. Bewoners werken samen en benutten hun krachten, talenten en potentieel om hun straat, buurt, wijk, stad of dorp te verbeteren.
Waarom een initiatieftafel?
Het instrument initiatieftafel is bij de gemeente Deventer geboren vanuit de behoefte aan meer eenduidige werkwijze en beoordeling van inwonersinitiatieven. In de praktijk bleek dat de procedure vaak afhankelijk was waar het initiatief binnenkwam. Er was geen eenduidigheid over de beslissingsbevoegdheid en afwegingen die bepalen of de gemeente wil/niet ging meewerken aan een initiatief.
Met een initiatieftafel wordt er integraal gewerkt aan inwonersinitiatieven. Initiatieven waar wijkbudget voor beschikbaar is worden via de initiatieventafel beoordeeld en verder gebracht. Door bewoners direct invloed te geven op de toewijzing van middelen, wordt niet alleen de betrokkenheid vergroot, maar ook de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap over de projecten. Dit leidt vaak tot duurzamere en beter gedragen initiatieven.
De initiatieftafel zorgt ervoor dat inwoners zich echt gehoord voelen en dat hun ideeën serieus genomen worden. Door samen met de gemeente te beslissen over wijkbudgetten, voelt het alsof we samen bouwen aan een betere buurt – Wijkmanager Sanne
Wie zitten er aan de initiatieftafel?
De initiatieftafel is een interne tafel met experts vanuit verschillende afdelingen De vaste leden van de initiatieftafel zijn een jurist leefomgeving, een secretaris, een voorzitter en een aantal adviseur leefomgeving (met onder andere groen, spelen, verkeer, dienstverlening, ontwerpen). Er is een twee schil adviseurs (onder andere kunst, cultuur, ecologie), die worden uitgenodigd als er een relevant initiatief op de agenda staat.
Hoe werkt de initiatieftafel?
Initiatieven komen op verschillende manieren binnen bijvoorbeeld via een bewonersbijeenkomsten, online platforms of in direct contact met wijkmanagers. Elke initiatief heeft een procesbegeleider. De procesbegeleider is gedurende het hele proces verantwoordelijk voor het initiatief en zowel intern als naar buiten het aanspreekpunt. In de meeste gevallen is dit de wijkmanager.
Simpele en kleine initiatieven worden alleen ter kennisname aangeboden aan de Initiatieftafel. De grotere of meer complexe initiatieven (initiatieven die bijvoorbeeld meerdere beheers disciplines raken of mogelijk politiek gevoelig zijn) worden ingediend aan de tafel voor een integraal advies. Het kan zijn dat er sprake is van tegenstrijdig beleid. Dan wordt het initiatief door de procesbegeleider opgeschaald en voorgelegd aan de betreffende programmamanagers.
Bij het bespreken van een initiatief wordt er uitgegaan van een positieve benadering. Er wordt altijd zoveel mogelijk gekeken naar de mogelijkheden. Wanneer wordt geadviseerd niet door te gaan met een initiatief wordt dit direct teruggekoppeld aan de initiatiefnemers door de proceseigenaar. Dit niet alleen borgt de procesmatige aanpak, maar versterkt ook het gevoel van betrokkenheid en ondersteuning bij de bewoners.
Het mooie aan de werkwijze van de initiatieftafel is dat je als bewoner weet dat er echt naar je idee wordt gekeken. Ook als iets niet doorgaat, krijg je altijd uitleg, en dat zorgt ervoor dat je je gesteund voelt en blijft meedenken voor de wijk. – Wijkmanager Sanne
Voorbeelden initiatieven
Deze manier van werken heeft een aantal mooie initiatieven opgeleverd. Denk aan:
1. Verfraaien en vergroenen: Bewoners hebben hun staat verfraaid en vergroend. Bewoners vonden het een verwaarloosd plein wat veel hangjongeren en zwerfaval trok. Ze zijn zelf met een hovenier aan de slag gegaan om hun plan te realiseren.
2. Nieuwe speelplek: Drie verouderde speelplekken zijn door een werkgroep (gevormd door bewoners) terug gebracht naar één grote speelplek met veel uitdagende speeltoestellen voor alle leeftijden.
Initiatiefnemers aan tafel?
Aan het einde van haar presentatie stelde Sanne de community een vraag. Ze wordt door initiatiefnemers steeds vaker gevraagd of ze mogen aanschuiven aan de Initiatieftafel. Mogelijk kunnen zij zelf hun initiatief presenteren? Dat vindt ze een goed idee, omdat ze graag transparant wil zijn en initiatiefnemers dan nog meer eigenaar zijn van het proces. Ze twijfelt omdat de ervaring leert dat niet iedere initiatiefnemers goed uit zijn woorden komt. En wat als het advies niet positief is?
Advies community
Het lijkt een goed idee om initiatiefnemers uit te nodigen om aan de initiatieftafel deel te nemen en hun initiatief te presenteren, mits er duidelijke afspraken worden gemaakt over hun rol tijdens het overleg. De ervaring leert dat het nuttig kan zijn om initiatiefnemers erbij te betrekken, omdat ze direct vragen kunnen beantwoorden en input kunnen geven, wat leidt tot een transparanter proces. Dit voorkomt dat er informatie verloren gaat doordat er iemand tussen zit, en het kan ook zorgen voor een betere samenwerking met bijvoorbeeld gemeentelijke adviseurs.
Er zijn echter ook uitdagingen. Niet iedere initiatiefnemer kan altijd even goed uit de verf komen tijdens zo’n gesprek. Om dit te ondervangen, kan er bijvoorbeeld vooraf geoefend worden, zodat ze beter voorbereid zijn op het gesprek. Bovendien is het belangrijk om verwachtingen goed te managen. Door vooraf duidelijk te maken waarvoor het overleg dient en welke rol de initiatiefnemer speelt (bijvoorbeeld als toeschouwer), kunnen misverstanden worden voorkomen.
Hoewel er nadelen kunnen zijn, zoals dat sommige initiatiefnemers misschien minder goed inhoudelijk kunnen bijdragen of dat het overleg meer tijd in beslag neemt, zijn de voordelen vaak groter. Bewoners waarderen de transparantie en het gevoel dat ze actief mogen meedoen, wat het proces ten goede kan komen. Het is vooral belangrijk dat de rollen en verwachtingen helder worden gecommuniceerd, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.
Praat mee
Ben je lid van de community? Lees meer over dit gesprek in de community via deze link.
Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community? De Relevant Gesprek® Academie biedt een leer-en werkomgeving voor het organiseren van relevante gesprekken over maatschappelijke onderwerpen. Boek ons gratis webinar om kennis te maken met Relevant Gesprek® zoals onze programma's, workshops, trainingen, e-learnings en de community waar je alles over participatie leert. Of neem contact op via info@relevantgesprek.nl of 053 430 67 86.
