Wie begint bij het middel, loopt later vast. “We willen een informatieavond voor bewoners.” Het is een zin die we vaak horen. En precies daar gaat het vaak mis. Want als je start met de vorm, loop je het risico dat het gesprek niet oplevert wat je zoekt. Tijdens onze workshop 'Hoe kies je een (online) gespreksvorm?' op 27 november 2025 gingen we hierover in gesprek met communityleden en andere professionals. De rode draad: we kiezen gespreksvormen nog te vaak op onderbuik, ervaring of gewoonte.
Van gevoel naar onderbouwde keuzes
De kern van de workshop was het werken met het Relevant Gesprek® Toegangskwadrant. Een praktisch hulpmiddel dat helpt om gespreksvormen niet langer intuïtief, maar onderbouwd te kiezen. Een deelnemer verwoordde het treffend:
Ik kies nu vooral op ervaring. Het Toegangskwadrant helpt mij om mijn keuzes beter uit te leggen aan collega’s.
Waar zit dit in de methodiek?
In de Relevant Gesprek® blauwdruk onderscheiden we zes fasen. Deze workshop raakte vooral fase 2 – Aanpak en fase 4 – Gespreksrondes. In de aanpakfase bepaal je waarom je in gesprek gaat, welke vraag je stelt, wie je betrekt en hoe je dat organiseert. In de gespreksrondes voer je dit uit. In de praktijk zien we dat professionals vaak pas laat worden aangehaakt:
Wij worden erbij gehaald als de zaal al is gereserveerd.
Het Toegangskwadrant helpt om eerder invloed te krijgen op de vormkeuze.
Gespreksvormen kiezen met het Toegangskwadrant
Het Toegangskwadrant werkt met twee assen:
- Locatie: fysiek – online
- Timing: synchroon – asynchroon
Samen vormen ze vier kwadranten met verschillende gespreksvormen. De kracht zit niet in het schema zelf, maar in de vier sleutels die samenkomen bij het maken van een keuze.
Sleutel 2: de participatievraag
Binnen de methodiek is sleutel 2 misschien wel de belangrijkste. Welke vraag stel je eigenlijk? Divergerende vragen (“Welke ideeën heeft u…?”) vragen om andere vormen dan convergerende of afwegende vragen. In de workshop zagen we dat divergerende vragen vaak uitstekend werken in asynchrone vormen, zoals een online platform of fysiek contactpunt. Zo kun je veel mensen bereiken, op hun eigen moment.
Sleutel 3a en 3b: publiek en afzender
Ook de publieksgroep doet ertoe. Emoties, groepsgrootte, taal- en digitale vaardigheden beïnvloeden de keuze. Als emoties een rol spelen, werkt persoonlijk en synchroon contact beter — liefst fysiek. Daarnaast is de afzender bepalend. Mensen reageren eerder als ze de afzender herkennen. Een deelnemer zei:
Wij sturen vaak een formele brief voor een informeel gesprek. Dat wringt.
Het Toegangskwadrant helpt om dat gesprek consistenter te maken.
Tijd en capaciteit zijn óók keuzes
Fysieke bijeenkomsten vragen veel tijd en capaciteit. Dat maakt ze waardevol, maar ook schaars. Zet ze bewust in: als relatie, nuance of belangenafweging centraal staan. Online en asynchroon werken blijkt vaak efficiënter dan gedacht.
Ik dacht dat online meer werk was. Nu zie ik dat het andersom is.
Van inzicht naar toepassing
In de workshop werkten we met de online Participatiebox: een overzicht van 175+ gespreksvormen, gekoppeld aan de keuzecriteria uit het Toegangskwadrant. Zo wordt kiezen concreet en toepasbaar. Je kunt werken vanuit de 4 sleutels richting een vorm, óf juist starten bij een vorm en met het kwadrant terugredeneren naar de juiste keuzes. Iteratief, praktisch en realistisch.
Conclusie
Het kiezen van een gespreksvorm is geen trucje, maar vakwerk. Het Toegangskwadrant geeft taal, structuur en houvast voor jezelf én in gesprekken met collega’s en opdrachtgevers. De kern blijft simpel en scherp: De vorm volgt de vraag.
Vind eenvoudig de juiste gespreksvorm
Een passende gespreksvorm is essentieel voor een relevant gesprek met je omgeving. Maar hoe kies je welke gespreksvorm geschikt is? Onze gratis Participatiebox helpt je daarbij door je te inspireren én te ondersteunen bij het maken van een onderbouwde keuze.
👉 Gebruik de Participatiebox gratis en onbeperkt.
