Evaluatiebox instructies

Waarom evalueren?

Met de evaluatiekaarten uit de Evaluatiebox kun je op een gestructureerde manier je participatieproces evalueren. We doorlopen de methodiek Relevant Gesprek® en beoordelen bij elke stap of de uitvoering positief of negatief heeft bijgedragen aan het participatieproces. Op basis van de inventarisatie selecteren we uiteindelijk drie valkuilen en drie succesfactoren die de meeste impact hebben gehad op een participatieproces. Deze leerpunten kun je delen met collega’s en meenemen in een volgend project. Er zijn verschillende manieren om met de evaluatiekaarten aan de slag te gaan. Hieronder volgen twee werkvormen:

Werkvorm 1: snelle participatiescan

Met de evaluatiekaarten kun je een participatieproces op elk moment scannen: aan het begin om valkuilen te signaleren, tijdens om te achterhalen waarom het stroef loopt en interventies toe te passen en aan het einde om leerpunten te benoemen. Je kunt de participatiescan alleen uitvoeren of samen met een collega die betrokken is bij het participatieproces.

Werkwijze snelle participatiescan:

• Leg de poster met de methodiek voor je.
• Doorloop de evaluatiekaarten en selecteer de kaarten die je herkent. Dit zijn kaarten die een positieve en/of negatieve impact hebben op het participatieproces. Ga in gesprek met je collega over de geselecteerde kaarten en bepaal welke mogelijke acties nodig zijn in reactie op de valkuilen.
•  Als het goed is, heb je een participatieaanpak gemaakt. Controleer hoe de selectie van valkuilen in relatie staat tot de participatieaanpak.

Werkvorm 2: evaluatiesessie

Met een Relevant Gesprek-sessie ga je met deelnemers in een dagdeel het participatieproces evalueren. Door het samen te doen werk je aan een gemeenschappelijk beeld van het proces en maak je subjectieve ervaringen objectiever.

Werkwijze evaluatiesessie:

• Plan een evaluatiesessie met de deelnemers van het projectteam en andere relevante deelnemers. Maak kleine groepjes van 3-4 deelnemers.
• De case-eigenaar geeft een presentatie van het participatieproces en deelt zijn/haar evaluatievraag. Iedere deelnemer scant vervolgens het participatieproces aan de hand van de evaluatiekaarten. Eerst de aanpak, dan de uitvoering. Tussentijds delen de deelnemers hun resultaten en maken ze samen een selectie die ze op de poster/bord plakken. Uiteindelijk kiezen de deelnemers samen drie valkuilen en drie succesfactoren die de meeste impact hebben gehad op het participatieproces. Aan het einde van de sessie beantwoorden de deelnemers de evaluatievraag.
• Op basis van de input uit de evaluatiesessie kun je een evaluatieverslag schrijven.