We horen vaak gezucht. De agenda’s zitten al zo vol. En participatie komt erbij is dan het idee. Goede participatie kost tijd inderdaad. Reken voor een klein participatieproces al gauw 3 maanden doorlooptijd. Maar slechte participatie kost nog meer tijd. Omdat je rol- en taakverdeling onduidelijk is. Omdat je niet goed weet wat je met de opgehaalde input moet doen. Of omdat er een actiegroep is opgestaan. Het goed managen van een participatieproces zorgt ervoor dat je regie hebt en houdt. En dat levert je uiteindelijk tijd op.
Starten zonder participatieaanpak
Participatie als toverwoord voor het maken of verbeteren van beleid. En in veel gevallen klopt dat ook. Als je stakeholders en inwoners betrekt is de kans groot dat je beleid beter aansluit bij de omgeving. En daar doen we het toch voor. Het succes van dit toverwoord is afhankelijk van een hoop factoren. In onze methodiek Relevant Gesprek® benoemen we 11 valkuilen. En die willen we natuurlijk voorkomen. Voordat je ook maar iets doet is het vaststellen van de participatieaanpak essentieel voor een succesvol participatieproces en het ontbreken van een aanpak één van de meest voorkomende participatievalkuilen.
Een stapje terug in het participatieproces
Voor ons begint elk participatieproces met het maken van de aanpak. Dat klinkt heel logisch. Maar dat is vaak niet de vraag die we krijgen. We krijgen vragen om te ondersteunen bij een bijeenkomst voor inwoners, want het zaaltje is al geboekt. Of we worden gevraagd of we tools hebben voor een online inventarisatie van wensen en eisen van jongeren, want jongeren zijn de toekomst. Of de wethouder vraagt om draagvlak binnen 6 weken, want dan wil hij of zij starten met de uitvoering van de plannen. Het maken van een participatieplan kost tijd. Maar wij weten dat het niet maken van een plan nog veel meer tijd kost. Ons advies is om eerst een stapje terug te zetten.
Zonder participatieplan starten we niet
Soms zijn we geneigd toch maar antwoord te geven op de gestelde vraag. Want we zijn tenslotte dienstverleners. Maar we hebben geleerd. Zonder participatieplan starten we niet meer. Je begint ook niet met het storten van de fundering van je huis als je niet weet of het een bungalow of flatgebouw wordt. We maken ons dan niet altijd geliefd en verliezen zelfs wel eens een opdracht. Maar gelukkig zijn onze adviseurs ook eigenwijs. We kennen de voorbeelden uit de eigen praktijk.
Teleurstelling voorkomen
Bijvoorbeeld toen de wethouder aan alle inwoners gevraagd had naar een oplossing voor een veilig fietspad. Maar vergeten had de kaders mee te geven. De meeste door inwoners aangedragen oplossingen van tunnels, bruggen, nieuwe rotondes bleken niet te kunnen met het budget van € 200.000. Daardoor moesten we eerst de teleurstelling bij de inwoners wegwerken en toen de verwachtingen bijstellen. Dat is jammer en kost tijd, we stonden al met 2 - 0 achter.
De raad betrekken
Of toen we als inwonerswerkgroep voor het kappen en vervangen van bomen in het oude stadscentrum geconfronteerd werden met een actiegroep met goede contacten in de media. Afgesproken was dat de inwonerswerkgroep kon beslissen over de bomen. De raad was echter niet betrokken bij het maken van het participatieplan en dacht daar nu, na alle commotie, toch anders over. De raad stopte het proces en er kon opnieuw begonnen worden.
De 11 participatievalkuilen
In het ons handboek Relevant Gesprek® beschrijven we hoe je 11 participatievalkuilen kunt voorkomen. Als eerste beginnen we met het maken van de participatieaanpak. En dat is geen eenvoudige opdracht. We rekenen daar al snel een aantal weken voor. Het is hard werken om samen met beleidsadviseurs, programmamanagers, projectmanagers, communicatie adviseurs en bestuurders de beste participatieaanpak voor je vraagstuk te ontwikkelen. Het helpt als je met je collega’s eenzelfde werkwijze hanteert en een eenduidige taal spreekt. Dan heb je alweer een valkuil overwonnen. En komt de methodiek Relevant Gesprek® goed van pas.
Interessant voor jou? Incompany training ‘De 4 stappen van een slimme participatie aanpak’
