Veel participatieprocessen worden afgerond zonder evaluatie, terwijl daar juist veel van te leren valt. Met de Relevant Gesprek® Evaluatiewijzer evalueer je niet op gevoel, maar op basis van feiten en ervaringen. Zo leer je van het verleden om het in de toekomst beter te doen.
Tijdens de workshop ‘Leren om een participatieproces te evalueren’ leerden deelnemers hoe je dit praktisch aanpakt. Benieuwd hoe het werkt? Lees dan verder.
Veelgestelde vragen uit de community
Deelnemers brachten vooraf deze vragen in:
- Hoe kun je op een gestructureerde manier evalueren?
- Hoe voer je als team een evaluatie uit?
- Welke vragen stel je tijdens het evalueren?
De kernboodschap
Evalueren is méér dan vragen wat mensen ervan vonden. Een mening op zichzelf zegt weinig. De kracht zit in het plaatsen van meningen in de context van wat er feitelijk gebeurde. Evaluatie wordt zo geen losse afsluiting, maar een bewust moment van reflectie en leeropbrengst.
De vier stappen van de Evaluatiewijzer
De Evaluatiewijzer evalueert een participatieproces in vier stappen – evaluatievraag, beschrijven, beoordelen en reflecteren. Je start met het formuleren van een duidelijke evaluatievraag: wat wil je leren of verbeteren? Vervolgens leg je vast wat er feitelijk is gebeurd, breng je in kaart hoe het proces is ervaren, en haal je daaruit de belangrijkste leerpunten. Zo wordt evalueren meer dan terugkijken: het wordt een opstap naar betere participatie in de toekomst.
Stap 1: De evaluatievraag – richting geven aan leren
Een goede evaluatie begint met een duidelijke vraag: wat willen we weten of verbeteren? De evaluatievraag helpt om scherp te krijgen waar je naar kijkt, waarom dat relevant is, en voor wie. Zonder heldere vraag verzand je al snel in losse meningen of details. Door vooraf te bepalen wat je wilt leren, geef je richting aan het gesprek en haal je gerichter inzichten op die echt helpen bij het verbeteren van toekomstige participatieprocessen.
Stap 2: Beschrijven – Wat is er feitelijk gebeurd?
De volgende stap is het proces objectief beschrijven. Dat doe je aan de hand van de zes fases uit de Relevant Gesprek® blauwdruk: van verkenning en aanpak tot besluitvorming. Je legt vast wat er gepland was, wat er is uitgevoerd, wie erbij betrokken waren en wat er gedeeld en opgehaald is.
In één van de voorbeelden die we bespraken, werkten bewoners en een organisatie samen aan een plan voor de herinrichting van een wijk. Door alle stappen – van informatiebijeenkomsten tot gesprekken in de wijk – goed te documenteren, ontstond een helder overzicht van het verloop. Dat hielp om later te begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt of waar knelpunten zijn ontstaan.
"Ik dacht: ‘we weten toch wel hoe het ging?’ Maar we hadden eigenlijk geen gedeeld beeld van het proces."
- Deelnemer Workshop -
Stap 3. Beoordelen – Hoe is het proces ervaren?
Daarna volgt de beoordeling aan de hand van kritieke succesfactoren, zoals de duidelijkheid van het onderwerp, de toegankelijkheid van het proces en de aandacht voor onderlinge relaties. Je kijkt bijvoorbeeld of deelnemers wisten waarvoor ze waren uitgenodigd, of ze voldoende informatie kregen, en of het proces rekening hield met verschillende belangen. In de evaluatie leggen we deze succesfactoren voor aan de deelnemers met de vragen: Wat ging goed? Wat ging minder goed? En waarom? Zo ontstaat een genuanceerd beeld van hoe het proces is ervaren én waar ruimte ligt voor verbetering.
In één traject bleek dat de communicatie goed geregeld was en de bijeenkomsten zorgvuldig waren georganiseerd. Tegelijkertijd bleek dat niet voor iedereen duidelijk was waarom het project überhaupt was gestart. Door zowel het projectteam als deelnemers te laten scoren op dezelfde factoren, werden verschillen in beleving zichtbaar – en bespreekbaar.
"Dit helpt om meningen te begrijpen in plaats van alleen te verzamelen."
- Deelnemer Workshop -
Stap 4. Reflecteren – Wat zijn de leerpunten?
In de laatste stap plaats je de uitkomsten van de beoordeling terug in de feitelijke context van de Relevant Gesprek® blauwdruk. Zo kun je begrijpen waarom bepaalde dingen goed gingen – of juist niet.
In één geval was de opbrengst van een bijeenkomst met jongeren mager, wat uiteindelijk bleek te komen doordat de sessie onvoldoende was voorbereid en geen duidelijke participatievraag had. In een ander voorbeeld ontstond er veel weerstand op een informatieavond, doordat deelnemers pas ter plekke te horen kregen wat er al besloten was.
Reflecteren betekent: niet alleen constateren dát iets gebeurde, maar ook begrijpen waarom het zo liep. Daardoor ontstaan concrete, bruikbare leerpunten voor een volgend participatieproces.
"De structuur helpt mij om evalueren minder persoonlijk en toch betekenisvol te maken."
- Deelnemer Workshop -
Evalueren = meningen in context plaatsen
Een goede evaluatie verbindt beleving aan feiten. Door te beschrijven, beoordelen en reflecteren ontstaat inzicht dat helpt om toekomstige processen beter in te richten. Het maakt besluitvorming sterker, vergroot de kwaliteit van participatie, en helpt voorkomen dat steeds opnieuw dezelfde fouten worden gemaakt. Zo groeit een organisatie niet alleen in ervaring, maar ook in bewustzijn en samenhang. Of je nu klein begint of kiest voor een uitgebreide evaluatie: elke stap richting een lerende organisatie begint met het plaatsen van meningen in hun context.
Meer weten?
Ben je al deelnemer aan onze programma’s?
Dan kun je de opname van de workshop ‘Leren om een participatieproces te evalueren’ terugkijken. De Evaluatiewijzer vind je als aparte module in het Masterprogramma. Liever sparren? Boek dan een van onze wekelijkse online coachingsessies.
Nog geen deelnemer?
Sluit dan aan bij het gratis webinar ‘Participeren kun je leren’ en ontdek hoe de Relevant Gesprek®-methodiek werkt – inclusief de evaluatiemodule.
Tip:
Wil je je eigen proces evalueren? Bestel dan de Evaluatiebox met kaarten om stap voor stap aan de slag te gaan.
