We kennen het allemaal: participatietraject afgerond, rapportage gemaakt, vinkje gezet… en door naar het volgende project. Maar wat gebeurt er met alle inzichten die je onderweg hebt opgedaan? Zonder structureel leren gaan waardevolle lessen verloren – en daarmee ook de kans om participatie in jouw organisatie echt te versterken.
Een lerende organisatie betekent dat je ervaringen niet laat verdampen, maar ze vastlegt, bespreekt en vertaalt naar verbetering. Zo groeit niet alleen de kwaliteit van participatie, maar ook de wendbaarheid van de hele organisatie. In de Relevant Gesprek® Academie zien we deze leercyclus steeds opnieuw terug in vier fases:
Fase 1. Projecten uitvoeren
Een stevige basis begint met een eenduidige werkwijze. Bij de Academie gebruiken we de Relevant Gesprek®-methodiek. Werken teams allemaal op hun eigen manier, dan verdwijnt samenhang en ontstaat er geen gezamenlijke leerbasis. Uniformiteit is dus geen beperking, maar juist een hefboom voor leren.
Fase 2. Projecten evalueren
De grootste uitdaging? Tijd maken. Evalueren voelt vaak als “extra”, terwijl het net zo vanzelfsprekend zou moeten zijn als een begroting maken. Het beste moment is direct na afloop van een project. Zo houd je ervaringen scherp en bruikbaar.
Wie verantwoordelijk is, verschilt: in een ingebed proces doet de projectleider dit, maar als evalueren nog niet standaard is, ligt de taak vaak bij de borgingsadviseur. Met de Relevant Gesprek® Evaluatiewijzer krijgt evalueren bovendien structuur en focus.
Fase 3. Lessen delen
Leren doe je niet alleen. Leermomenten moet je verspreiden, zodat iedereen er beter van wordt:
- Projectleiders gebruiken ze direct bij nieuwe projecten.
- Participatieadviseurs bespreken ze in intervisies en leerkringen.
- Collega’s breed krijgen input via intranet of lunchsessies.
- Bestuur en management ontvangen samenvattingen in rapportages of presentaties.
Zo ontstaat er niet alleen intern, maar ook bestuurlijk draagvlak om participatie verder te professionaliseren.
Fase 4. Werkwijze verbeteren
De cirkel is rond als leerpunten ook echt worden verwerkt in formats, trainingen, processen en de gezamenlijke werkwijze. Zo start elk nieuw project sterker dan het vorige.
Praktijkvoorbeelden
- Een grote gemeente voert elk kwartaal een voortgangsrapportage Participatie Impuls uit. Zo blijven bestuur en organisatie scherp.
- Een andere gemeente evalueerde het participatiebeleid en koppelde de uitkomsten terug aan bestuur en MT. Resultaat: meer draagvlak én heldere vervolgstappen.
- Twee deelnemers ontwikkelen een participatieplatform waarmee processen automatisch worden vastgelegd – een waardevolle basis voor evaluaties.
Van losse projecten naar een lerende organisatie
Een lerende organisatie ontstaat niet vanzelf. Het vraagt discipline, structuur en vooral: het lef om stil te staan bij wat beter kan. Maar de beloning is groot: duurzame kwaliteit van participatie en een organisatie die steeds sterker wordt in het betrekken van inwoners.
Wil je hiermee aan de slag? Ontdek de Evaluatiebox voor praktische tools, of plan direct een gratis adviesgesprek om jouw situatie te bespreken.
👉 Hoe zorgt jouw organisatie ervoor dat lessen uit participatie niet verloren gaan? Mail ons!
