Afgelopen najaar kregen wij vanuit de Relevant Gesprek® Academie de opdracht om meerdere afgeronde participatieprocessen te evalueren voor een middelgrote gemeente. In nauwe samenwerking met de gemeente hebben we deze evaluatie opgezet en uitgevoerd. Wij waren verantwoordelijk voor de aanpak, duiding en conclusies. Voor de interviews met inwoners hebben we enkele partners uit ons netwerk gevraagd om te ondersteunen. Juist die combinatie maakte het mogelijk om met voldoende afstand én zorgvuldigheid te luisteren.
Eerst intern, daarna naar buiten
We zijn gestart met interne evaluaties en een organisatiescan. Daarmee kregen we zicht op hoe participatieprocessen waren ingericht, welke keuzes waren gemaakt en waar knelpunten werden ervaren. Daarna hebben we inwoners gesproken die daadwerkelijk aan deze trajecten hadden deelgenomen. Met een vragenlijst én verdiepende gesprekken per proces. Niet om terug te kijken met de kennis van nu, maar om te begrijpen: hoe is dit proces beleefd? Wat werkte? Wat was onduidelijk?
Wat we zagen gebeuren
Het beeld dat naar voren kwam, was herkenbaar en gelaagd. Er was veel inzet en welwillendheid om participatie zorgvuldig te organiseren. Tegelijkertijd bleek de ervaren kwaliteit wisselend. Sommige trajecten waren voor inwoners duidelijk, navolgbaar en betekenisvol. Andere trajecten riepen vragen op of voelden onaf. Opvallend: het oordeel van inwoners ging zelden over één moment. Het ging over de optelsom.
Vier factoren die telkens terugkomen
In zowel de interne als externe analyse kwamen vier factoren steeds opnieuw bovendrijven.
1. Inhoudelijke bedding aan de start
Waar de opgave, kaders, invloed en besluitmomenten scherp waren, ontstonden betere gesprekken en bruikbare opbrengsten. Waar dat ontbrak, werd participatie snel breed en bleef onduidelijk wat er met de inbreng gebeurde.
2. Tijd en capaciteit
In trajecten met tijdsdruk zagen we dat voorbereiding, communicatie en terugkoppeling onder druk kwamen te staan. Inwoners gaven aan dat ze minder grip ervoeren en het proces moeilijk konden volgen.
3. Het ontbreken van een vaste werkwijze
Zonder een eenduidige aanpak leunde de kwaliteit sterk op individuele ervaring. Het ophalen van input lukte meestal wel, maar juist de vervolgstappen van duiden, vastleggen en terugkoppelen, bleken kwetsbaar.
4. Onduidelijke rollen
Als niet helder is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaat verwarring over invloed en eigenaarschap. Zeker wanneer proces en inhoud in één rol samenkomen, kan dat het vertrouwen raken.
Wat inwoners ons letterlijk teruggaven
In gesprekken met inwoners hoorden we vaak varianten van hetzelfde geluid:
Het gesprek was goed, maar daarna werd het stil.” Of: “Ik wist niet meer waar mijn inbreng terechtkwam.
Dat soort uitspraken zijn geen kritiek op inzet, maar signalen over het proces. En precies daarom is het zo waardevol om inwoners expliciet te betrekken bij evaluaties.
Wat evalueren ons leert
Deze evaluatie bevestigde voor ons opnieuw: participatie wordt sterker als evaluatie een vast onderdeel is. Door interne reflectie te combineren met ervaringen van inwoners ontstaat een compleet beeld. Het helpt om patronen te herkennen, bewuster te ontwerpen en participatie steeds voorspelbaarder en navolgbaar te maken.
Leren van participatie met de Evaluatiewijzer
In de e-learning 'Leren van participatie met de Evaluatiewijzer' leer je hoe je een participatieproces gestructureerd evalueert. Niet alleen om terug te kijken, maar juist om vooruit te komen. Met behulp van de Relevant Gesprek® Evaluatiewijzer maak je van evalueren een leerproces dat bijdraagt aan beter beleid, betere processen én een lerende organisatie.
