Het gesprek met belanghebbenden biedt volop kansen om samen tot waardevolle resultaten te komen, maar het is niet altijd eenvoudig. Soms verloopt een gesprek anders dan gehoopt. Er is veel weerstand of frustratie. Sommige deelnemers hebben het hoogste woord. Hoe kun je als gesprekspartner/leider sturing geven om gesprekken succesvol te laten verlopen?
Barbara Borghuis, oprichtster van de Relevant Gesprek® Academie, ging in gesprek met gespreks- en ZZP-partner Nicole van der Ploeg. Samen met de deelnemers gaven zij praktische handvatten waarmee je als gespreksleider effectief sturing kunt geven.
Tijdens de workshop leerden deelnemers hoe ze effectief de drie (sturings)niveaus ‘inhoud’, ‘proces’ en ‘relatie’ kunnen toepassen. Of het nu gaat om interne samenwerking of externe participatiegesprekken, het draait om het goed vormgeven van het gesprek.
Veel gestelde vragen
Onderstaand een aantal van de veel gestelde vragen over de rol als gespreksleider:
- Hoe ga ik om met weerstand en overheersende figuren in een bijeenkomst?
- Wanneer kan ik een gesprek zelf begeleiden en wanneer kan ik het beter uitbesteden?
- Hoe kan ik sturing en regie houden in een (groeps)gesprek?
- Meer inzicht hoe ik tijdens een huisbezoek het gesprek kan sturen.
Tijdens de workshop zijn deze vragen beantwoord. In dit artikel lees je een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die aan bod zijn gekomen.
Waar zitten we in de Relevant Gesprek® methodiek?
Elke workshop is een verdieping op de methodiek van de Relevant Gesprek® Academie. De gespreksrondes vinden plaats in stap 5, 6 en 7 van de methodiek, waarbij stap 5 het gesprek zelf betreft.
De boodschap
We beginnen elke workshop met een boodschap. De rode draad. In deze workshop kijken we naar drie sturingsinstrumenten voor de gespreksleider/partner:
- Sturing geven door een goede voorbereiding
- Kies de rol als gespreksleider bewust
- Geef sturing met de 3 niveaus
In dit artikel lees je een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die aan bod zijn gekomen. Communityleden kunnen de opname en een samenvatting van de workshop terugkijken in de Relevant Gesprek® Academie.
Boodschap 1: Sturing geven door een goede voorbereiding
Een vraag die we wekelijks horen, is: ‘We hebben een participatiebijeenkomst gepland en we zoeken een dagvoorzitter.’ De valkuil hierbij is dat de focus ligt op het gespreksmoment, terwijl er te weinig aandacht is voor de context en het proces waar het gesprek onderdeel van uitmaakt.
We merken dat het opstellen van een aanpak voorafgaand aan een bijeenkomst of gesprek vaak wordt overgeslagen. Meer dan de helft van de deelnemers bereidt zich niet voor met een duidelijke aanpak. Een goede aanpak zorgt echter voor een effectieve voorbereiding. Waarom wil je in gesprek gaan? Waarover zal het gesprek gaan? Wie kunnen we verwachten? Welke emoties kunnen er optreden? Welke gespreksvorm is het meest passend? Is een plenaire bijeenkomst wel geschikt?
Zonder een duidelijke aanpak geef je de controle uit handen en loop je het risico dat het gesprek stuurloos wordt. Wij stellen de participatieaanpak op met de methodiek Relevant Gesprek®. In de onderstaande video geeft Barbara hier een toelichting over. Wil je meer weten over het maken van een aanpak? Lees dan hier verder.
Uit ervaring merk ik dat er vaak wel een aanpak ligt, maar collega’s of opdrachtgevers zo in hun eigen trein zitten dat ze niet meer scherp hebben wat er in de aanpak naar voren is gekomen. Het helpt mij dan om de vragen van de 4 sleutels van de methodiek af te gaan: waarom, waarover, wie en hoe. Communitylid Patricia
Boodschap 2: Kies de rol als gespreksleider bewust
Gespreksleiding is een rol in het proces. Wie kiest de rol van gespreksleider? De rol van gespreksleider kan worden vervuld door iemand vanuit de inhoud (bijvoorbeeld een projectleider of beleidsadviseur) of vanuit proces (bijvoorbeeld een communicatieadviseur, participatieadviseur of omgevingsmanager). Of extern ingehuurd. De keuze hangt af van de relatie met de deelnemers en je eigen ervaring als gespreksleider.
Vraagstukken waarbij veel emoties en weerstand een rol spelen, vragen meer ervaring en vaardigheden van een gespreksleider dan vraagstukken waarbij de relatie goed is. De escalatieladder van Glasl kan hierin een handig hulpmiddel zijn. De escalatieladder bevat vier treden van escalatie, beginnend bij een zakelijk conflict dat nog oplosbaar is, tot een uit de hand gelopen conflict waarbij vaak een rechter nodig is. Zie in de onderstaande video hierop een toelichting van Barbara.
Ik merk dat ik echt een keuze moet maken tussen een proces en inhoud rol. Vaak wordt er op inhoud gestuurd om te overtuigen, vooral omdat wij als gemeente als belanghebbende aan tafel zitten. Soms is het beter om een gespreksleider met een onafhankelijke rol te kiezen. - Communitylid Kate
Boodschap 3: Geef sturing met de 3 niveaus inhoud, proces en relatie
Een praktische manier om gesprekken te sturen is door gebruik te maken van de drie communicatieniveaus: inhoud, proces en relatie. Deze niveaus zijn altijd gelijktijdig aanwezig in een gesprek. Zie onderstaande video voor een verdere toelichting:
De relatie vormt de basis van een goed gesprek. Als er wrijving is in de relatie, komt de inhoud vaak niet goed tot zijn recht. In de workshop hebben we twee vaardigheden besproken om dit model effectief toe te passen:
- Afstemmen op de ander: Dit is essentieel in elk gesprek. Door je aan te sluiten bij de ander voelt deze zich gezien en gehoord. Dit doe je zowel non-verbaal (bijvoorbeeld door lichaamshouding te spiegelen) als verbaal (door dezelfde woorden te gebruiken).
- Schakelen tussen de niveaus: Bewust schakelen tussen inhoud, proces en relatie helpt om gesprekken te sturen. Bijvoorbeeld, als iemand te lang het woord heeft, schakel je naar het proces. Als iemand emotioneel is, vraag je door op relatie naar het achterliggende belang. We hebben een checklist gedeeld met voorbeeldvragen om dit te vergemakkelijken.
Meer weten?
Voor communityleden:
- Ben jij deelnemer van één van onze participatieprogramma’s? Dan heb je toegang tot de opname van de workshop “Je rol als gesprekspartner/leider In de workshop zie je ook leuke gesprekken tussen de deelnemers met ervaring uit de praktijk.
- Ook heb je toegang tot de e-learning ‘De 3 niveaus van een participatiegesprek’ waarin we dieper ingaan op sturen met behulp van inhoud, proces en relatie.
- Hulp nodig met jouw rol als gesprekspartner/leider ? Boek via hier een één op één coachafspraak.
- Gespreksleider nodig? Schakel dan één van onze Relevant Gesprek® partners in
Voor niet communityleden:
Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community? En wil je weten over hoe je als gesprekspartner/leider sturing geeft aan een gesprek? Maak kennis met de Relevant Gesprek® methodiek tijdens ons gratis webinar of neem contact op via info@relevantgesprek.nl of bel 053 430 67 86.
