Het gesprek met belanghebbenden is het moment waarop je samen tot mooie resultaten kunt komen, maar het kan soms ook helemaal misgaan. Hoe kun je in de rol als gespreksleider daar sturing aan geven? Tijdens de workshop ‘je rol als gesprekspartner/leider’ gingen we met de deelnemers en gastspreker Iris van Dongen (partner Relevant Gesprek®) in gesprek over praktische handvaten waarmee je als gespreksleider sturing kunt geven aan een gesprek.
Benieuwd naar meer? Lees dan verder.
Meest gestelde vragen van de deelnemers
Hieronder de meest gestelde vragen voorafgaand aan de workshop:
- Hoe kan ik sturing en regie houden in een (groeps)gesprek?
- Wanneer kan ik een gesprek zelf begeleiden en wanneer kan ik het beter uitbesteden?
- Hoe zorg ik dat de gesprekspartner aangehaakt blijft?
- Wat kan ik doen bij emotionele gesprekken?
Drie boodschappen
Tijdens de workshop hebben we antwoord gegeven op deze vragen. De antwoorden kunnen we samenvatten in drie boodschappen:
Boodschap 1: Een goede voorbereiding met de participatieaanpak
We merken dat het opstellen van een aanpak voorafgaand aan een bijeenkomst of gesprek vaak wordt overgeslagen. Meer dan de helft van de deelnemers bereidt zich niet voor met een duidelijke aanpak. Een goede aanpak zorgt juist voor een effectieve voorbereiding. Waarom wil je in gesprek gaan? Waarover zal het gesprek gaan? Wie kunnen we verwachten? Welke emoties kunnen er optreden? Welke gespreksvorm is het meest passend? Is een plenaire bijeenkomst wel geschikt? Zonder een duidelijke aanpak geef je de controle uit handen en loop je het risico dat het gesprek stuurloos wordt. Wij stellen de participatieaanpak op met de methodiek Relevant Gesprek®. Meer weten over het maken van een aanpak? Lees dan hier meer.
‘Ik heb nog nooit een aanpak gemaakt voordat ik in gesprek ga, maar dat neem ik nu wel mee uit de workshop.’ – Deelnemer Workshop
Boodschap 2: Kies de rol als gespreksleider bewust.
De rol van de gespreksleider is één van de rollen die nodig zijn voor het organiseren van een participatieproces. Deze rol komt pas in beeld in de uitvoering van je participatieaanpak. Wie het beste deze rol kan nemen hangt af van de volgende factoren:
- De rol van gespreksleider kan worden opgepakt door iemand vanuit de inhoud (projectleider, beleidsmedewerker ) vanuit het proces (communicatieadviseur, participatieadviseur, omgevingsmanager) of vanuit de aparte rol als gespreksleider. Alles heeft voor-en nadelen. We zien de meeste uitdagingen bij het combineren van de inhoudsrol en gespreksleiding rol, omdat je dan veel moet schakelen van inhoud naar proces. We merken ook dat de communicatie- en participatieadviseurs niet per se automatisch goede gespreksleiders zijn. Dat hoeft ook niet zo te zijn, zolang het maar een bewuste keuze is.
- Wat is de benodigde ervaring? Vraagstukken waar veel emoties en weerstand zijn, vragen meer ervaring en vaardigheden van een gespreksleider dan een vraagstuk waarbij de relatie goed is. De escalatieladder van Glasl kan hierin een handvat bieden. De escalatieladder bevat 4 treden van escalatie, beginnend bij een zakelijk conflict dat nog oplosbaar is tot een conflict als oorlog waar vaak een rechter bij te pas moet komen.
‘‘Hoe meer er nodig is om het emotionele gedeelte in de baan te leiden, hoe meer ervaring ook nodig is’ – Barbara Borghuis
Boodschap 3: Geef sturing met de 3 communicatieniveaus
Een praktische handvat om een gesprek te sturen zijn de drie communicatieniveau ’s inhoud, proces en relatie. Deze drie niveaus zijn in een gesprek altijd gelijktijdig aanwezig.
De gedachte is dat een goed gesprek alleen mogelijk is als de relatie goed is. Daarom vormt dit ook het fundament van het model. Als er wrijving is in de relatie, kom je niet toe aan de inhoud van het gesprek. Dit model kan bewust worden toegepast in gesprekken. In de workshop hebben we twee vaardigheden besproken die werken met dit model:
- Afstemmen op de ander. Dit is de eerste basisvaardigheid die belangrijk is in alle soorten gesprekken. Door aan te sluiten bij de ander voelt de ander zich gezien en gehoord. Afstemmen doe je non-verbaal (door spiegelen lichaamshouding) en verbaal (door gebruiken zelfde woorden).
- Schakelen tussen de niveaus. De niveaus inhoud, proces en relatie kun je bewust inzetten om het gesprek te sturen. Bijvoorbeeld als iemand te lang het woord heeft, schakel je naar proces. Of als iemand in de emotie zit, schakel je naar de inhoud. We hebben een checklist met voorbeeldvragen gedeeld om te kunnen schakelen.
Het schakelen tussen de niveaus werkt ook goed wanneer er emoties in het spel zijn. Emoties dienen als een signaal. Vaak hebben we de neiging om ze te willen vermijden, maar eigenlijk vragen emoties juist om aandacht. De eerste stap is om af te stemmen op de ander en vervolgens over te schakelen. Wanneer je meer wilt weten over het belang achter de emotie, is het nodig om door te vragen op het relationele niveau. Als je op dat moment geen ruimte hebt, kun je overschakelen naar het procesniveau.
‘Emoties in een gesprek is net een strandbal die je onderwater wil duwen, de strandbal floept altijd ergens anders wel weer omhoog. En nog harder ook.’ – Iris van Dongen
Tot slot. Wat nemen deelnemers mee uit de workshop?
Het belang van het maken van de een aanpak aan de voorkant werd ook in deze workshop weer bevestigd. Daar ligt de grootste winst in de voorbereiding van een succesvol gesprek.
Aan de slag. Voor deelnemers van onze participatieprogramma’s
Ben jij deelnemer van één van onze participatieprogramma’s? Dan heb je (gratis) toegang tot de gehele opname van de workshop “Je rol als gesprekspartner/leider”. Wat mogelijk ook interessant is:
- Meer weten over de drie participatieniveau’s? Ga naar de module 'De drie participatieniveau’s van een goed gesprek’ voor een handleiding en videolessen
- Hoe maak je een participatieaanpak? Ga naar de e-learning ‘De 4 sleutels van een slimme participatieaanpak’ met een handboek en videolessen
- Hoe ga je om met emoties bij weerstand? Ga naar de workshop ’Hoe ga je om met emoties bij participatie’
- Wil je klankborden of heb je een vraag? Boek een van de wekelijkse coachgesprekken.
Nog geen deelnemer van onze participatieprogramma’s?
Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community? En wil je meer weten over je rol als gesprekspartner/leider of over de Methodiek Relevant Gesprek®? Bestel dan de handleiding 'De 3 niveaus van een participatiegesprek' of kom bij ons gratis webinar 'Participeren kun je leren' waarin we je een toelichting geven op de methodiek. Voor andere vragen, neem contact op met info@relevantgesprek.nl
