Veel participatieprocessen lopen vast omdat te snel wordt begonnen met de uitvoering. Er worden bijeenkomsten georganiseerd, communicatieplannen gemaakt en participatievormen gekozen, terwijl nog niet duidelijk is waarom de omgeving wordt betrokken en wat het gesprek moet opleveren. Daarom beginnen wij altijd met de participatieaanpak. Pas daarna bepalen we samen de uitvoering.
Eerst de aanpak. Daarna uitvoering.
Eerst de aanpak. Daarna uitvoering.
Start met een Relevant Gesprek® sessie
Eén methodiek: De 4 sleutels van het Relevant Gesprek®
Alle gecertificeerde partners van de Relevant Gesprek® Academie werken volgens dezelfde methodiek, dezelfde stappen en dezelfde taal. Daardoor weet je als opdrachtgever altijd wat je kunt verwachten, ongeacht met welke adviseur of partner je samenwerkt. Dat zorgt voor herkenbaarheid, kwaliteit en een consistente manier van werken. Wij geloven dat elk participatieproces een vergelijkbare structuur volgt, met specifieke stappen, valkuilen en succesfactoren. De aard van het vraagstuk bepaalt echter de invulling en dynamiek van het proces. Zo vraagt het betrekken van bewoners bij het inrichten van een speeltuin om een andere aanpak dan het ontwikkelen van een gebiedsvisie.
De 4 sleutels vormen de basis van iedere participatieaanpak die we ontwikkelen in de Relevant Gesprek® sessie.
Zo werkt een Relevant Gesprek® sessie
Intake → Concept → Relevant Gesprek® sessie → Aanpak → Uitvoering
Stap 1 – Intake en analyse
We starten met een online intakegesprek over het vraagstuk, de context, de planning en de bestuurlijke omgeving. We bestuderen vooraf alle beschikbare documenten en brengen de belangrijkste aandachtspunten in beeld. In het intakegesprek lichten we het proces toe, toetsen we of we alle informatie hebben en maken we werkafspraken. Vanaf de opdracht rekenen we voor deze fase twee weken.
Stap 2 – Eerste concept
Onze adviseurs vertalen het vraagstuk naar een eerste concept-participatieaanpak volgens de Relevant Gesprek® methodiek. Dit is nadrukkelijk geen eindproduct, maar een praatstuk om samen het gesprek te voeren. In een online verhelderingsgesprek met (een deel van) de werkgroep bespreken we het concept, beantwoorden we vragen en verwerken we de eerste reacties. De aangescherpte conceptaanpak vormt de basis voor de Relevant Gesprek® sessie. Voor deze fase rekenen we vier weken.
Stap 3 – Relevant Gesprek® sessie
De Relevant Gesprek® sessie vormt de kern van het proces. In een interactieve werksessie van drie tot vier uur werken we met een werkgroep van maximaal tien deelnemers aan een gedragen participatieaanpak. Samen beantwoorden we de vier kernvragen van de methodiek: Waarom gaan we in gesprek? Waarover? Met wie? En welke participatievormen passen daarbij? Door deze keuzes gezamenlijk te maken, ontstaat eigenaarschap én een stevig fundament voor de uitvoering.
Stap 4 – Definitieve participatieaanpak
Na de Relevant Gesprek® sessie werken we de participatieaanpak uit in een helder document van 6 tot 8 pagina's. De deelnemers aan de sessie krijgen de gelegenheid om feedback te geven, waarna we de aanpak definitief maken. Het resultaat is een gedragen participatieaanpak die gebruikt kan worden voor bestuurlijke besluitvorming en als leidraad voor de uitvoering.
Stap 5 – Van aanpak naar uitvoering
Na vaststelling van de participatieaanpak vertalen we deze naar een praktisch activiteitenoverzicht. Hierin leggen we de activiteiten, planning, rolverdeling, benodigde capaciteit en investering vast. Zo ontstaat een concrete uitvoeringsplanning die direct aansluit op de gemaakte keuzes.
Waarom altijd eerst een participatieaanpak?
De verleiding is groot om direct bijeenkomsten te organiseren of participatievormen te kiezen. Maar zonder duidelijke aanpak ontstaat onderweg vaak verwarring. Participatie begint niet bij het kiezen van werkvormen of communicatiekanalen. De eerste vraag is altijd: Wat willen we eigenlijk bereiken? Wanneer dat niet helder is, ontstaan onderweg vrijwel altijd problemen. Verwachtingen lopen uiteen, betrokkenen missen duidelijkheid en de gekozen participatievorm sluit onvoldoende aan bij het vraagstuk. Daarom ontwikkelen wij eerst een participatieaanpak. Die vormt de basis voor alle vervolgstappen. Pas als de aanpak staat, kunnen we samen bepalen welke activiteiten nodig zijn, hoeveel capaciteit daarvoor nodig is en welke investering daarbij hoort.
Klaar voor een sterke start?
"Na honderden participatieprocessen zie ik telkens hetzelfde gebeuren. Organisaties beginnen met de uitvoering. Terwijl de belangrijkste keuzes nog niet gemaakt zijn. Daarom ontwikkelden we de Relevant Gesprek® methodiek. Eerst aanpak. Dan uitvoering."
Wil je weten hoe we samen met ons partnernetwerk een Relevant Gesprek® sessie voor jouw vraagstuk kunnen organiseren? We denken graag met je mee. Je kunt direct in mijn agenda een afspraak plannen. Of vul het aanvraagformulier in en wij nemen contact met je op.
Martijn Schenning
Mede-initiatiefnemer Relevant Gesprek® Academie
Aanvraag Relevant Gesprek® sessie voor jouw vraagstuk
Leon, programmanager
Waterschap
“De methodiek hielp ons om niet direct in oplossingen te schieten. We maakten eerst de juiste keuzes en kregen zo een breed gedragen aanpak.”
Ibrahim, huurdersparticipatie
Woningcorporatie
“Door eerst samen de participatieaanpak te bepalen, ontstond duidelijkheid over doelen en verwachtingen. Dat gaf rust in het vervolgproces.”
Jessica, omgevingsmanager
Vastgoedontwikkelaar