Werk jij aan het organisatiebreed versterken en borgen van participatie? Dan is dit artikel voor jou. Veel professionals werken aan participatie binnen concrete projecten. Maar er is ook een groep die voor een andere uitdaging staat: hoe zorg je dat een héle organisatie steeds beter wordt in participatie?
Meer participatie betekent niet automatisch betere participatie
Voor professionals die zich bezighouden met deze organisatiebrede ontwikkeling hebben we binnen de Relevant Gesprek® Academie een apart Borgingsprogramma. Tijdens de Borgingsintervisie onderzoeken deelnemers samen actuele vraagstukken uit hun praktijk. Dit keer stond één vraag centraal: hoe weet je eigenlijk of je organisatie écht beter wordt in participatie?
Een mooie nota is niet genoeg
Gemeenten investeren volop in participatie. Er is beleid, er zijn leidraden en formats, medewerkers krijgen trainingen en participatie krijgt een plek in werkprocessen. Maar daarmee weet je nog niet wat er in de praktijk gebeurt. Een deelnemer verwoordde het treffend:
“We hebben een mooie nota, maar hoe doen we het nu eigenlijk?”
Dat is precies waar borging over gaat. Niet alleen afspraken maken, maar ook zicht krijgen op de praktijk, daarvan leren en gericht verbeteren. Het onderwerp raakt verschillende bouwstenen van ons Borgingshuis Participatie. Dit model hebben we samen met professionals uit onze community ontwikkeld vanuit hun ervaringen in de praktijk. Tijdens de intervisie onderscheidden we vier manieren om groei zichtbaar te maken.
1. Begin met registreren
Weet jij hoeveel participatieprocessen er op dit moment binnen jouw organisatie lopen?
Dat blijkt voor veel organisaties verrassend lastig. Participatie wordt lang niet altijd centraal geregistreerd. Adviseurs zijn afhankelijk van wat zij zelf zien, horen of begeleiden. Een deelnemer zei:
“Ik voel me soms een detective.”
Begin daarom eenvoudig. Maak jaarlijks een overzicht: welke processen lopen er, over welke onderwerpen en wat is de status? Sluit daarbij aan bij bestaande systemen en werkprocessen, zoals startnotities, collegevoorstellen, projectdossiers of zaaksystemen. Registreren zegt nog niets over kwaliteit. Maar zonder overzicht kun je ontwikkeling ook niet volgen.
2. Wordt de werkwijze gevolgd?
De volgende stap is kijken of de organisatie doet wat zij heeft afgesproken. Is er een participatieaanpak? Is er na afloop een participatieverslag? Wordt het proces geëvalueerd?
Je kunt eerst vaststellen of deze onderdelen aanwezig zijn. Vervolgens kun je met een steekproef naar de kwaliteit kijken. Leg een participatieaanpak bijvoorbeeld langs de vier sleutels van Relevant Gesprek®. Zo ontstaat een logisch groeimodel: eerst registreren, dan kijken of de werkwijze wordt toegepast en daarna verdiepen op kwaliteit.
De toon is daarbij belangrijk. Zoals een deelnemer het formuleerde:
“Niet als controle, maar als hulpmiddel.”
3. Worden processen echt beter?
Dan komt de moeilijkere vraag. Wat levert die werkwijze daadwerkelijk op? Je kijkt naar de voorbereiding en uitvoering, maar ook naar de ervaringen van betrokkenen en wat er met de opbrengst is gedaan. Tijdens de intervisie kwam een mooie controlevraag voorbij:
“Als we de participatie niet hadden gedaan, was de uitkomst dan anders geweest?”
Dat raakt aan de kern. Een zorgvuldig proces is belangrijk, maar uiteindelijk wil je ook weten of de participatie iets heeft toegevoegd aan het inhoudelijke resultaat.
4. Zijn de voorwaarden op orde?
Niet iedere organisatie kan al aantonen dat participatieprocessen beter worden. Zeker niet als je nog midden in de ontwikkeling zit. Dan kun je wel volgen of de voorwaarden verbeteren. Is participatie onderdeel van reguliere werk- en besluitvormingsprocessen? Kunnen medewerkers gebruikmaken van training, coaching of participatie-expertise? Worden processen geëvalueerd? En worden verbeterpunten daarna ook opgepakt?
Een jaarlijkse participatiemonitor of een participatieverslag kan helpen om die ontwikkeling zichtbaar te maken.
Leerpunten uit de intervisie
Meer participatie zegt niet zoveel. De interessante vraag is of je organisatie er steeds beter in wordt. De leerpunten uit de intervisie:
- Begin vooral klein. Probeer niet meteen alles te meten.
- Begin met registreren. Zorg eerst dat je weet welke participatieprocessen er zijn.
- Bouw vervolgens op. Kijk of de afgesproken werkwijze wordt gevolgd en verdiep daarna op kwaliteit.
- Gebruik meten om te leren. Niet om collega's af te rekenen, maar om te ontdekken waar ondersteuning, betere afspraken of verdere ontwikkeling nodig zijn.
Maak gerust een afspraak met ons. We vertellen je graag meer over ons Borgingsprogramma Participatie en de maandelijkse intervisies. Want participatie wordt beter wanneer professionals blijven leren van de praktijk.
Schrijf je in voor de Relevant Gesprek® Nieuwsbrief. Als abonnee krijg je 10% korting op je deelname aan workshops, trainingen en programma's. Na je aanmelding voor de nieuwsbrief zie je meteen de kortingscode. Je code is direct geldig!
