Vaak wordt de evaluatie van een participatieproces overgeslagen, terwijl daar juist veel van te leren valt. Met de Methodiek Relevant Gesprek® kun je ook een participatieproces evalueren. Zodat je kunt leren van het verleden om het in de toekomst beter te doen.
Tijdens de workshop ‘Leren om een participatieproces te evalueren’ lieten we de deelnemers zien hoe je een participatieproces kunt evalueren en hoe je de Evaluatiebox daarvoor kunt gebruiken. Nieuwsgierig geworden? Lees dan verder.
Meest gestelde vragen van de deelnemers
De communityleden hadden de volgende vragen over het evalueren van een participatieproces:
- Hoe kun je op een gestructureerde manier een participatieproces evalueren?
- Wat zijn aandachtspunten bij het evalueren van een participatietraject?
- Hoe kunnen we concrete verbeterpunten van een project toepassen op algemene verbetering?
De boodschap
In elke workshop geven we de deelnemers de belangrijkste boodschap mee. Voor deze workshop hebben we de volgende drie boodschappen geformuleerd:
1. Er is een verschil tussen beoordelen en evalueren van een participatieproces.
Wat wil je van een participatieproces weten? We zien twee vragen:
- Hoe verliep het participatieproces en is het goed gedaan?
- Wat kunnen we van het participatieproces leren?
Als je het participatieproces hebt doorlopen, ga je in stap 8-9-10 van de blauwdruk Relevant Gesprek® richting oplevering en besluitvorming. In stap 8 geef je een verantwoording van het participatieproces: hoe heb je de input opgehaald, wie heeft deelgenomen en wat heb je met de input gedaan? Dat is een feitelijke omschrijving van het participatieproces. De besluitvormers zullen beoordelen of het participatieproces goed is gegaan.
Als je van een participatieproces wilt leren, dan ga je op zoek naar de leerpunten. Dat doe je als het participatieproces en besluitvorming is afgerond. Aan de hand van de Evaluatiebox Relevant Gesprek® ga je de leerpunten ontdekken. Zie uitleg verder in het artikel.
Ik krijg wederom een bevestiging hoe belangrijk het is om aan de voorkant een aanpak te maken om je participatieproces te evalueren. Ik denk dat het helpt als je in je aanpak vooraf tijd reserveert voor evalueren en daarin beschrijft dat je na iedere fase van het participatieproces of na het eindresultaat gaat evalueren, hoe groot of klein dit ook is. – Communitylid Rene
Wat ik meeneem uit de workshop is dat evalueren kan worden opgesplitst in beoordelen en evalueren. Bij het beoordelen beschrijf en scoor ik het participatieproces op de participatiecriteria. Bij het evalueren focus ik op de redenen achter deze scores en identificeer ik leerpunten. – Communitylid Kate
2. De kern van beoordelen en evalueren is de score van de participatiecriteria
Was de participatie goed/succesvol? Om deze vraag te beantwoorden hebben we een checklist gemaakt met participatiecriteria. Denk aan criteria als: hadden alle deelnemers gelegenheid om deel te nemen? Waren deelnemers geïnformeerd over het (besluitvormingsproces)? Of hadden deelnemers een stem? Deze criteria leg je langs het doorlopen participatieproces en je geeft aan of het goed, minder goed of slecht heeft gescoord en wat daar de reden voor was. Zo help je de beslisser in het beoordelen van het participatieproces.
In de videoclip hieronder zijn een aantal participatiecriteria toegelicht.
"Ik neem de participatiecriteria mee uit de workshop. De participatiecriteria zou je zelfs mee kunnen nemen in je participatieaanpak; alles wat je in de aanpak doet, heeft namelijk als doel om goed te scoren op de participatiecriteria. Zo kan je al een goede richting bepalen voor je evaluatie." – Communitylid Maarten
3 Wil je leren waarom een score goed/slecht was? Gebruik de evaluatiekaarten.
Met de evaluatiekaarten uit de Evaluatiebox Relevant Gesprek® ontdek je de leerpunten. De Evaluatiebox bevat 37 kaarten, van elke stap uit de blauwdruk Relevant Gesprek® zijn er 1 of meerdere kaarten. Je doorloopt het participatieproces aan de hand van de kaarten en ontdekt wat goed ging (succesfactor) en wat niet (valkuil).
Je maakt vervolgens een selectie van 10 leerpunten die de meeste impact hadden. Met deze leerpunten heb je argumentatie waarom de participatiecriteria goed/slecht scoorde. En de leerpunten kun je weer terug herleiden aan de blauwdruk Relevant Gesprek®, waardoor je nóg beter weet wat je een volgende keer anders moet doen. In de onderstaande videoclip is weergegeven aan de hand van een voorbeeld hoe je de evaluatiekaarten kan gebruiken.
De evaluatiekaarten gebruiken wij als organisatie en vinden wij echt ideaal. Wij hebben de kaarten laatst gebruikt voor een evaluatiesessie die nog gaat plaatsvinden, dus het werkt ook goed als voorbereiding. Zo kun je jezelf goed voorbereiden op de evaluatie. – Communitylid Stijn
Tot slot
Met de Evaluatiebox Relevant Gesprek® kun je een participatieproces heel gestructureerd doorlopen en de leerpunten benoemen. Je kijkt daarbij naar de valkuilen als ook de succesfactoren en laat door de score van de participatiecriteria zien wat het effect is geweest. Evalueren is naast heel leerzaam echt super leuk om te doen!
Meer weten?
Ben je communitylid?
Ben jij deelnemer van één van onze participatieprogramma’s? Dan heb je (gratis) toegang tot de opname van de workshop “Leren om een participatieproces te evalueren”. Hier gaan we dieper in op de bovengenoemde boodschappen. Klik hier om naar de workshop te gaan. Wil je klankborden of heb je een vraag? Boek een van de wekelijkse online coaching gesprekken.
Nog geen deelnemer van onze participatieprogramma’s?
Ben je nog geen lid van de Relevant Gesprek® Academie community en wil je meer weten over het evalueren van jouw participatieproces in je organisatie? Of over de Methodiek Relevant Gesprek®? Kom dan naar ons gratis webinar 'Participeren kun je leren', waarin we een toelichting geven op de methodiek.
Wat mogelijk ook interessant is!
Wil jij je participatieproces evalueren aan de hand van de evaluatiekaarten? Bestel de Evaluatiebox.
