Participatie loopt vast waar het spannend wordt. Niet in de methode, maar in de organisatie. Zonder actieve managers blijft participatie iets dat erbij komt.
Tijdens onze borgingsintervisie kwam één inzicht steeds terug: managers zijn cruciaal voor het laten slagen van participatie. Zij vormen de schakel tussen bestuurlijke ambitie en de dagelijkse praktijk. Maar juist die rol is vaak nog onduidelijk of te vrijblijvend ingevuld.
Twee niveaus, één sleutelrol
Binnen de Relevant Gesprek® methodiek kijken we naar de rol van managers op twee niveaus:
- Vraagstukniveau: binnen concrete projecten en trajecten
- Organisatieniveau: in de inrichting en borging binnen de organisatie
Op beide niveaus hebben managers een faciliterende rol. Zij zorgen dat medewerkers participatief kunnen werken, met voldoende tijd, capaciteit, middelen en mandaat. Op vraagstukniveau lopen managers mee door alle fasen van het proces. Ze toetsen of een participatieopdracht haalbaar is, organiseren randvoorwaarden, bieden rugdekking als het spannend wordt en zorgen dat er geleerd wordt van het proces. Op organisatieniveau maken zij de vertaling van ambitie naar inrichting. Ze bepalen hoe participatie wordt georganiseerd, welke keuzes worden gemaakt en hoe dit structureel wordt geborgd.
Waar schuurt het?
Hoewel het belang van managers breed wordt erkend, blijkt de invulling van hun rol vaak nog onvoldoende concreet. Drie uitdagingen komen steeds terug:
- Geen duidelijke borgingsaanpak - Ambities zijn helder, maar de vertaling naar capaciteit, middelen en keuzes ontbreekt. Daardoor ontstaat een kloof tussen wat we willen en wat we kunnen.
- Onduidelijke rol van managers - De ene manager stuurt actief, de ander laat het los. Zonder duidelijke verwachtingen blijft participatie afhankelijk van individueel gedrag.
- Te weinig prioriteit en capaciteit - Participatie wordt niet altijd meegenomen in planning en budget. Het wordt iets dat “erbij” komt, terwijl de werkdruk al hoog is.
Wat werkt wél?
De intervisie gaf ook duidelijke oplossingsrichtingen.
- Maak bewuste keuzes - Werk de ambitie uit in een concreet borgings- of implementatieplan. Wat betekent participatie in tijd, geld en capaciteit?
- Maak rollen expliciet - Ondersteun managers in hun rol en leg verwachtingen vast in werkprocessen en startdocumenten.
- Reserveer capaciteit - Organiseer participatie structureel, bijvoorbeeld door een vast percentage van projectbudgetten te reserveren.
- Zoek het gesprek actief op - Sluit aan bij bestaande overleggen en ga in gesprek met managers over wat nodig is. Maak participatie onderdeel van het normale werk.
- Laat de meerwaarde zien - Koppel terug wat participatie oplevert. Deel ervaringen, resultaten en inzichten. Dat maakt het concreet en vergroot het draagvlak.
De kern
Managers maken participatie mogelijk. Niet door het zelf te doen, maar door de voorwaarden te creëren waarin het kan slagen. Of zoals een deelnemer het verwoordde:
“Als managers hun rol pakken, maken ze participatie mogelijk. Doen ze dat niet, dan blijft het iets erbij.”
Samenvatting in 1 minuut
In de laatste Borgingsintervisie ging ik met borgingsadviseurs in gesprek over hoe zij participatie professionaliseren in hun organisatie. De rol van managers stond centraal. Want zolang participatie afhankelijk blijft van individueel vakmanschap, blijft het kwetsbaar. Klik op onderstaande afbeelding voor mijn samenvatting van deze Borgingsvisie.
Wil je hiermee aan de slag? In ons webinar over borging op 26 mei laten we zien hoe je deze rol concreet maakt in jouw organisatie. Of check de kalender voor alternatieve data. En als je al verder bent, dan is deelname aan het Borgingsprogramma Participatie zeker interessant.
Schrijf je in voor de Relevant Gesprek® Nieuwsbrief. Als abonnee krijg je 15% korting op je deelname aan workshops, trainingen en programma's. Na je aanmelding voor de nieuwsbrief zie je meteen de kortingscode. Je code is direct geldig!
