Samenwerken met inwoners levert veel op. Samen in gesprek over projecten, beleidsbeslissingen of dienstverlening. Zodat we beter aansluiten bij de behoefte en wensen van stakeholders. Maar samenwerken met stakeholders is soms ook uitdagend. Je wilt immers geen weerstand of gedoe. Participatie lijkt tegenwoordig het toverwoord. Maar het is niet altijd het juiste middel en vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en afstemming van de kaders en verwachtingen. Na vele participatietrainingen en -adviestrajecten bij publieke organisaties en zakelijke dienstverleners hebben we veel ervaring opgedaan om ook de valkuilen van participatie te benoemen. Het is goed om van tevoren bij deze aspecten stil te staan om teleurstelling achteraf te voorkomen en de kans op succes te vergroten.
6 valkuilen die we in de praktijk tegenkomen:
1. Participatie als doel op zich
We merken steeds vaker dat raadsleden en wethouders willen dat een bepaald beleid of project participatief wordt ontwikkeld. En dat geldt niet alleen voor de overheid als initiatiefnemer, maar ook voor initiatiefnemers als bijvoorbeeld woningcorporaties, vastgoedontwikkelaars of ingenieursbureaus. En de Omgevingswet stimuleert vroegtijdige participatie. Roepen is één, uitvoeren is wat anders. Waarom wil je in gesprek? Wat draagt participatie bij aan je (beleids)doel? En behaal je je doel wel met participatie? Of is het juist meer communicatie?
2. Met iedereen in gesprek willen
Nog afgezien van de capaciteit is het onmogelijk om met iedereen in gesprek te gaan. Het is bovendien niet nodig. Als de participatievraag helder geformuleerd is volgt daaruit ook welke stakeholders je bij het antwoord op de vraag gaat betrekken. Bij de meeste participatiegesprekken nodigen we stakeholders gericht uit. Vaak zijn dat de partners, professionals, maatschappelijke instellingen en belangenorganisaties. Een grote groep inwoners betrekken is vaak alleen relevant als het onderwerp voor inwoners concreet en dichtbij is.
3. Onduidelijke participatievraag
Waarover wil je in gesprek? Een bijeenkomst organiseren of een enquête versturen is niet zo moeilijk. Maar heb je aan het einde van je (digitale) gesprek wat je nodig hebt? En sluit je participatievraag aan bij de belevingswereld van je deelnemers? De vraag stuurt het antwoord. Daarom besteden we veel tijd aan het goed formuleren van de participatievraag.
4. Onduidelijke rol en stem
Je organiseert een participatiegesprek omdat je wilt dat stakeholders meedenken, meebeslissen of meedoen. Je geeft ze een bepaalde stem. Het is belangrijk om vooraf duidelijk te maken wat die stem is. Mogen ze alleen meedenken en beslist de gemeente? Of mogen ze meebeslissen om te komen tot nieuwe oplossingen? Goed verwachtingsmanagement voorkomt teleurstelling en gedoe achteraf.
5. Eén bijeenkomst voor iedereen
Een bijeenkomst voor iedereen is vaak geen goed idee. Omdat je het risico loopt dat deelnemers die negatief gestemd zijn, de andere deelnemers meenemen in hun negativiteit. Op basis van de participatievraag en de stakeholders die je wilt spreken kies je welke (digitale) gespreksvorm daar het beste bij past. In onze Participatiebox hebben we ruim 100 gespreksvormen opgenomen om uit te kiezen. Soms kan het nodig zijn om voor verschillende stakeholdersgroepen andere gespreksvormen te kiezen.
6. Besluitvormers niet aanhaken
Aan ieder beleidsonderwerp of project is een besluitvormer gekoppeld. Het is van belang dat jouw besluitvormer vooraf is aangehaakt op jouw plannen om met stakeholders in gesprek te gaan. Zodat de besluitvormer ook weet wat hij of zij kan verwachten. Daarom maken we een participatieplan waarin we de besluitvormer meenemen in de gespreksaanpak.
Deze valkuilen kennen helpt je om vervolgens de succesfactoren van een participatieproces te benoemen. Wil je leren hoe je dit kan toepassen voor jouw case? Meld je dan aan voor een van onze trainingen. In onze training inclusief e-learning 'De 4 sleutels van een slimme participatieaanpak' leer je hoe je een participatievraagstuk vertaalt naar een participatieaanpak. We gebruiken daarvoor de methodiek Relevant Gesprek® waarmee je in vier stappen een participatieaanpak maakt voor jouw case.
